Archaeologik

Archaeologik ist ein Wissenschaftsblog zu Themen der Archäologie und des Kulturgutschutzes. Er zielt auf eine kritische Archäologie, die sich mit methodisch-theoretischen, wissenschaftspolitischen und gesellschaftlichen Aspekten der Archäologie auseinandersetzt und die alltägliche Forschungspraxis reflektiert.

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Mittwoch, 7. Oktober 2020

Wie man eine Tagung organisiert (Teil 3)

Posted by Rainer Schreg _ , um 02:00:00

Antonio Sasso - Hagen Gräbner*

Fortsetzung von Teil 1 und Teil 2

Die heiße Phase

Drei Monate vor der Tagung oder direkt nach der Veröffentlichung eures Programms beginnt die besonders arbeitsintensive Phase. In dieser Zeit werden die Treffen häufiger und müssen zum Teil auch kurzfristig stattfinden. Notfalls sind auch Treffen im kleineren Kreis hilfreich, um schnell auf Probleme oder Fristen reagieren zu können. In dieser Zeit wird von jedem Teammitglied besonderes Engagement erwartet.

Für die Tagung selbst und die Tage kurz davor und danach braucht ihr zusätzliche Unterstützung. Auch einfache Aufgaben, wie Stühle stellen, Essen vorbereiten oder Transportfahrten muss jemand übernehmen. Dafür sprecht ihr am besten eure Mitstudierenden an und hängt eine Liste am schwarzen Brett aus. (Wenn für besonders arbeitsintensive Tage im Budget noch zwei/drei Bleche Familienpizza für die Helfenden vorgesehen sind, steigt die Bereitwilligkeit.)

Arbeitsplan

Erstellt für den Aufbau, die Tagung selbst und den Abbau einen möglichst detaillierten (Stunden-) Arbeitsplan, in den sich die Helfenden und das Team eintragen können. Eine Liste aller Mitarbeitenden und deren Telefonnummern sollte ebenfalls angelegt und an alle verschickt werden, sodass ihr auch kurzfristig mehr Hände ranholen könnt (An der Tagung selbst zur Sicherheit ausdrucken und im Tagungsbüro hinterlegen!).

Catering

Falls ihr neben Wasser, Kaffee, Tee und Keksen (die gut selbst zu organisieren sind) noch weitere Getränke oder Essen bereitstellen wollt, oder gar ein Abschlussfest am Ende der Tagung organisieren wollt, ist es sinnvoll sich spätestens jetzt über das Catering Gedanken zu machen.

Wichtige Fragen hierbei: Was soll es zu essen geben, wo wollt ihr bestellen und wie kommt das Essen zur Tagung? Habt ihr eine vegane Option? Wo soll das Essen aufgestellt werden? Habt ihr die Erlaubnis für die Feier, Essen und Getränke am Tagungsort? Vor allem für die Getränke ist wichtig, ob ihr eine geeignete Zufahrt für den Lieferanten habt, ob ihr gegebenenfalls einen Kühlwagen am Tagungsort abstellen und an den Strom anschließen könnt, oder (falls nicht) ob ihr geeignete Kühlmöglichkeiten für die Getränke und das Essen habt.

Wir haben bei der SABA 2019 darauf geachtet, dass das Essen von lokalen Unternehmen kommt. Das Essen haben wir von einer Metzgerei, einer Bäckerei und einem Restaurant in nicht mehr als 500m Entfernung vom Tagungsort besorgt. Die Getränke haben wir bei einer kleinen regionalen Brauerei bestellt. Diese hat uns die Getränke samt Kühlwagen auf Kommission geliefert. Die Arbeit mit kleinen, regionalen Betrieben bringt den Vorteil, dass man zur Not schnell reagieren kann und evtl. noch nachbestellen kann und ermöglicht oft eine sehr direkte und freundliche Kommunikation.

Ein weiteres wichtiges Anliegen war es uns, so wenig Müll wie möglich zu produzieren. Das bringt das Problem mit sich, dass man sich auch um Besteck und Geschirr kümmern muss. Ein weiterer Kostenfaktor, den wir geringhalten konnten, weil wir Kaffeegeschirr, Teller, Gläser und Besteck von unserer Mensa leihen konnten und die Brauerei uns kostenlos Bierkrüge mitgeliefert hat (Regional-Vorteil!). Falls ihr etwas sparen wollt: Verschiedene Einrichtungen eurer Uni müssen immer wieder für kleinere Veranstaltungen Geschirr zur Verfügung haben. Fragt einfach mal bei der nächsten Weihnachtsfeier vom Institut o.ä. nach, wo das Geschirr herkommt. Wenn es nicht aus der Mensa kommt, könnt ihr vielleicht günstig dieselbe Quelle anzapfen, vielleicht gehört es sogar direkt der angesprochenen Einrichtung. Beachtet aber, dass ihr eine entsprechende Menge benötigt und das Geschirr aus mehreren Quellen zu beschaffen einen größeren Aufwand bedeutet.

Eure Aufgaben während der Tagung

Das Tagungsbüro ist der Ort, an dem sich die Teilnehmenden anmelden können und während der Tagung alle Fäden zusammenlaufen: Kontaktvermittlung, Fragen zum Ablauf, zur Umgebung (Stadtpläne, Imbisse, Busse, etc.) oder Klärung von Rückfragen des Teams. Bei der SABA 2019 waren für das Tagungsbüro immer mindestens zwei Personen eingeteilt, damit immer mindestens eine vor Ort angetroffen werden konnte. Am Tagungsbüro hatten wir auch eine „beaufsichtigte“ Ladestation (natürlich ohne Haftung) für Elektrogeräte.

Andere Aufgaben während der Tagung wären die Betreuung der Veranstaltungstechnik (Beamer, Laptop, etc.), Moderierende, die durch das Programm führen und eine Person, die sich um die Versorgung der Tagungsteilnehmenden (mit Wasser, Kaffee und Keksen) kümmert. Prinzipiell ist es sinnvoll für alle Fälle einen Springer zu haben, der im Notfall auch mal schnell Kuriergänge o. ä. übernehmen kann.

Kompliziertere Aufgaben sollten von erfahrenen Helfenden übernommen werden: Wer kennt sich mit dem Beamer aus, wer kann ohne Zwischenfall ein Fass anstechen? (Dazu der Hinweis: Haltet immer einen Wischmop bereit - siehe unter „Tipps“, „Notfallset“).

Die Moderierenden sollten selbstbewusst und sprechsicher auftreten können und den Ablauf fest im Blick haben. (Bei mehrsprachigen Tagungen gilt das natürlich auch für das Beherrschen der anderen Sprachen!) Die Moderierenden müssen sowohl Vortragende, die ihre Zeit überschreiten, darauf hinweisen (vorher Signale absprechen) und notfalls abbrechen, als auch die Diskussion zeitlich lenken können. Falls KEINE Diskussion aufkommen will, sollten die Moderierenden und das Tagungsteam bereits im Vorfeld Fragen vorbereitet haben (Schließlich haben ja alle die Einsendungen gelesen). Auch muss eine Tagung nicht nur aus Vortrag und Fragerunde bestehen - alternative Vortrags- und Diskussionsvarianten, wie Podiumsdiskussionen (https://www.wissenschaft-kontrovers.de/diskussionsformate/), World Café oder (wie wir bei der DGUF-Tagung 2019 https://www.dguf.de/50-jahre-dguf.html sehr erfolgreich miterleben konnten) „Podium+“ sind Beispiele hierfür. Scheut euch nicht, Neues auszuprobieren.

Der Abbau

Auch am letzten Abend und am Morgen danach habt ihr die Verantwortung. Und auch wenn gefühlt schon alles vorbei ist, kommt jetzt noch einmal eine größere Menge Arbeit auf euch zu. Trefft euch für den Abbau frühzeitig. Damit steigert ihr zwar den Kaffeekonsum aber auch die Motivation. (Auch ein gemeinsames Frühstück mit bald verderblichen Resten vom Catering kann zur weiteren Motivationssteigerung beitragen.)

Denkt beim Abbau auch an evtl. zukünftige (studentische) Projekte. Hinterlasst alles ordentlich und sauber, gerne auch ordentlicher als ihr es vorgefunden habt. Der Eindruck, den ihr hinterlasst, kann euch (und anderen studentischen Gruppen) Türen öffnen oder schließen. Unklarheiten und mögliche Streitpunkte (z.B. über entliehenes Material) sollten möglichst sofort geklärt werden und nicht im Sande verlaufen, um euch später Ärger zu ersparen. Bei der SABA 2019 ist zum Beispiel eine geliehene Kaffeemaschine kaputt gegangen, die wir sobald als möglich den Verleihenden ersetzt haben.

Mindestens genauso wichtig ist es, allen Beteiligten und Unterstützenden entsprechend zu danken. Vergesst dabei auch diejenigen nicht, die „nur“ ihren vermeintlichen Job gemacht haben. Niemand muss euch helfen, deshalb ist jede Hilfe etwas Besonderes - egal ob großzügige finanzielle Spende oder die extra Kabeltrommel.

Evaluation

Nach der erfolgreichen Tagung und dem Abbau solltet ihr binnen maximal vier Wochen ein Nachtreffen mit eurem Team organisieren. Hier könnt ihr die Tagung nochmal Revue passieren lassen und besprechen, was gut und was schlecht gelaufen ist und was ihr bei einer möglichen nächsten Tagung verbessern könnt (SMARTe Ziele erreicht?). Falls ihr schon Rückmeldungen zur Tagung bekommen habt, ist dies die Möglichkeit diese ans Team weiterzugeben und in eure Evaluation mit einzubringen. Konzentriert euch dabei nicht nur auf Kritik, sondern teilt ruhig auch Lob und Anerkennung. Auch dieses Treffen solltet ihr protokollieren, damit die Evaluation euch für die nächste Tagung auch etwas nutzt.

An diesem Treffen solltet ihr auch die letzten Rechnungen schreiben und begleichen und wenn möglich einen abschließenden Kassensturz vornehmen. Bei der SABA 2019 waren die letzten Rechnungsposten zum Beispiel die Fahrtkostenabrechnungen der Vortragenden.

Am Ende solltet ihr (zusätzlich zu eurem Finanzbericht – Siehe Teil 1 „Finanzierung“) einen kurzen Abschlussbericht über eure Tagung verfassen. Diesen Bericht könnt ihr an alle Beteiligten und Unterstützenden schicken. Vielleicht wollt ihr einen Bericht über eure Tagung auch veröffentlichen? Möglichkeiten dafür haben wir bereits in Teil 2 (letzter Absatz „Tagungsband?“) vorgestellt.

Generelle Tipps

Zum Abschluss noch ein paar generelle Tipps, die nicht nur für eine Tagung hilfreich sein können.

Eure wichtigsten Verbündeten sind die Berufsgruppen mit Schlüsselgewalt, die direkt vor Ort greifbar sind (z.B. im Hausmeister-Büro oder Sekretariat). Ein kleines Dankeschön (Bier, Schoki, Blumen) kann nie schaden.
Seid großzügig mit Essen und Getränken, Knausrigkeit mag niemand.
Lieber zu viele helfende Hände als zu wenig einplanen.
Bei Verhandlungen auf Ehrenamt Hinweisen: Man darf sich nie zu schade sein, nach einem günstigeren Preis zu fragen.
Notfallset bereithalten! (Reinigungsutensilien, zweiter Laptop, Kabel, Adapter, Erste-Hilfe-Set, Kaffee, Wasser, etc.) Wichtige Allzweckwaffen: Zewa-Rolle und Klebeband (Gaffer und Krepp!).
Der Ausdruck „Freibiergesichter“ muss wohl nicht weiter erklärt werden. Manche Gäste sind mehr an der Geselligkeit als an der Tagung interessiert und das ist auch nicht schlimm. Vor allem weil auch diese Gäste zur Not mit Anpacken können.
Lasst euch IMMER alles schriftlich geben (z. B. Zusagen von Räumen, Technik, Spenden, Material, etc).
Wenn ihr dringend auf eine Entscheidung oder ein Ergebnis angewiesen seid, scheut euch nicht auch mehrmals nachzufragen. Ein „höfliches Nerven“ ist leider manchmal notwendig.
Im Kampf mit der Bürokratie gilt: Geht nicht gibt’s nur selten (Mehrmals nachfragen und nach Lösungen/Kompromissen suchen).
Früh „hochrangige“ Verbündete suchen: Autoritätspersonen, die das Anliegen unterstützen (ein Professoren-Titel öffnet so manche Türen) oder euch im Bürokratie-Jungle helfen können.
Überlegt immer dreimal, ob ihr auch wirklich niemanden vergessen habt (v.a. Einladungen und Dankeschön).
Nochmal der Appell: Versucht beim Catering regional zu denken. Regionale Betriebe können auch für zukünftige Projekte wertvolle Partner sein und sie sind in der Nähe = praktischer, flexibler und manchmal auch günstiger (außerdem unterstützt ihr so die lokale Wirtschaft und man sagt Studierenden ja einen gewissen Idealismus nach).

Hagen Gräbner studiert Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg und arbeitet bei der Bayerischen Schlösserverwaltung Bamberg.

Antonio Sasso hat Archäologische Wissenschaften an der Philipps-Universität Marburg und Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg studiert.

*Auch wenn dieser Beitrag nur zwei Autoren hat, war die Organisation der SABA 2019 eine Team-Leistung von Jana Greulich, André Hellmund, Katharina Kusber, Dario Miericke, Alexander Pelz, Kilian Pongratz, Thies Siems, Farina Thies, Patrick von Bank, den Verfassern und weiteren Helfern und Unterstützern.