Wie man eine Tagung organisiert (Teil 2)

Antonio Sasso - Hagen Gräbner*


Fortsetzung von Teil 1

Die „Durststrecke“

Nachdem die erste Hürde genommen und der CfP verschickt wurde, kommt eine längere Phase, in der gefühlt wenig passiert, weil viele Dinge im Hintergrund ablaufen. Man wartet auf Antworten, beantwortet evtl. Fragen und holt sich unverbindliche Angebote ein (z.B. Hotel, Catering). Trotzdem ist es wichtig, in dieser Phase weiter am Ball zu bleiben. Regelmäßige Treffen helfen bei der Reflexion und ermöglichen die regelmäßige Überprüfung von Fristen und Arbeitsfortschritten.

Nicht zuletzt verliert das Team so das Ziel nicht aus den Augen. Der größte Vorteil, den wir als Studierende haben ist, dass wir uns für solche Projekte Zeit nehmen können und eine hohe Motivation für ein solches, gemeinsames Ziel aufbringen können. Das klappt aber eben nur, wenn das Ziel auch sichtbar bleibt.

Bei der SABA 2019 haben wir uns anfangs alle 4-5 Wochen getroffen, in der „heißen Phase“ dann alle 2-3 Wochen und zuletzt mehrmals pro Woche.

Review der eingesendeten Beiträge

Während ihr auf die Einsendung der Beiträge wartet (ermutigt ruhig auch wiederholt eure Kommilitonen, einen Beitrag einzureichen!), werden immer wieder Rückfragen kommen und ihr müsst ggf. bei den Einsendungen auf die Einhaltung eurer Vorgaben aus dem CfP hinweisen.

Nach Ablauf der Einsendefrist könnt ihr euch dann um den Kern der Tagung kümmern: Die Vorträge. Am Auswahlprozess sollte das ganze Team beteiligt sein. Bei der SABA 2019 hat jeder über die Weihnachtspause die Beiträge durchgelesen und für sich selbst ein Ranking erstellt. Beim nächsten Treffen wurden diese dann zusammengetragen und ausgewertet.

Die Auswahl der Beiträge ist am Ende von verschiedenen Faktoren abhängig. Ihr solltet euer Tagungsziel hier fest im Blick haben. Welche Themen passen gut zu euren Vorstellungen, welche Beiträge sind besonders gut und interessant geschrieben, was ist finanziell machbar (Gäste, die eine lange Anreise haben, haben i.d.R. auch höhere Reisekosten) und ist die Auswahl der Referierenden ausgeglichen? Damit kann sowohl das Geschlechterverhältnis der Vortragenden gemeint sein, als auch die Themenauswahl. Bei der SABA 2019 haben wir zum Beispiel auch darauf geachtet, dass jede der in Bamberg gelehrten archäologischen Disziplinen angemessen vertreten ist und dass das Verhältnis von Master- und Bachelorarbeiten einigermaßen ausgeglichen ist.

Nachdem ihr eine Auswahl getroffen habt, solltet ihr zunächst die von euch ausgewählten Referierenden anschreiben und deren feste Zusage einholen. (Achtet auch darauf, dass die Referierenden bei der gesamten Tagung anwesend sein können. Wer nur zu seinem Vortrag kommen will und dann wieder geht, hat womöglich kein wirkliches Interesse an eurer Tagung.) So könnt ihr, falls doch jemand abspringt, noch für Ersatz sorgen. Wenn ihr die Zusagen habt, teilt den anderen Einsendenden mit, dass ihre Beiträge nicht zu eurem Programm passen.

Bei der SABA 2019 haben wir nach der Erstellung des Programms noch einen Call for Posters veröffentlicht, um die Tagung abzurunden und in den Pausen für weiteren Gesprächsstoff zu sorgen. Wenn ihr wollt, könnt Ihr bei euren Absagen auf diese Möglichkeit hinweisen. So können auch Einsendungen, die nicht ins Programm gepasst haben, noch vorgestellt werden.

Festvortrag und Rahmenprogramm

Bevor ihr euer Programm veröffentlichen könnt, solltet ihr euch über euer Rahmenprogramm Gedanken machen. Auch hier hilft euch zur Orientierung euer Tagungsziel. Wie viel Budget habt ihr, welche Aktionen lassen sich vielleicht sogar kostenlos realisieren, was könnte zu eurer Tagung passen?

Bei der SABA ist es Tradition, dass es zur Eröffnung der Tagung einen Festvortrag und am Ende der Tagung eine kleine Feier mit reichlich Essen und Getränken gibt. Außerdem haben wir 2019 noch eine Stadtführung und eine Führung durch die Neue Residenz in Bamberg organisiert, um unseren Gästen den Tagungsort Bamberg vorzustellen.

Für unseren Festvortrag haben wir Herrn Dr. Volker Hilberg eingeladen, über die Aufnahme Haithabus als UNESCO Weltkulturerbe zu referieren (https://saba-bamberg.blogspot.com/2019/03/120-years-of-archaeological-research-in.html). Thematisch passte das Thema gut zu Bamberg, das im selben Jahr sein 25. Jubiläum als Welterbe feiern konnte (https://saba-bamberg.blogspot.com/2019/02/lecture-hedeby-as-world-heritage-site.html ).

Den Referenten für den Festvortrag haben wir gemeinsam bereits in der Anfangsphase ausgewählt. Wenn der Titel des Festvortrags schon vor dem vollständigen Programm steht, kann man damit schon mal hausieren gehen und für die Tagung werben.

Wenn ihr ein Tagungsfest feiern wollt, müsst ihr das natürlich vorher mit dem Veranstaltungsort abklären, ob so etwas überhaupt möglich ist. Um die Einzelheiten (Catering, etc.) könnt ihr euch noch später kümmern.

Programm

Wenn eure Vorträge und das Rahmenprogramm stehen, könnt ihr beginnen euer Programm zu erarbeiten. Am besten orientiert ihr euch beim Aufbau an den Programmen anderer Tagungen.

Bei der SABA 2019 haben wir die Vorträge thematisch gegliedert und in Blöcke eingeteilt:

• Tagungsprogramm der SABA 2019 als pdf - https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/ggeo_faecher/arch_bau_denkmal/Archaeologische_Wissenschaften/SABA2019_Tagungsprogramm_conference_programme.pdf ). 

Achtet bei der Einteilung darauf, Referierende mit längerer Anreise nicht direkt am Anfang einzuplanen.

Plant genügend Puffer zwischen den Vorträgen ein und achtet auf genügend (Kaffee-)Pausen. So könnt ihr zwischendurch den Raum und die Gehirne lüften.

Für Exkursionen o.ä. müsst ihr genügend Zeit einplanen. Denkt an Hin- und Rückwege, plant evtl. Verspätungen ein und lasst im Programm vorher und nachher eine Pause. Evtl. lohnt es sich sogar, die Exkursion ans Ende eines Programmtages zu legen, um nicht in Verzug zu geraten.

Wenn ihr den Ablauf geplant habt, gestaltet ein entsprechendes Tagungsprogramm (achtet auf eine einheitliche Gestaltung eurer Veröffentlichungen!). Spätestens 3 Monate vor eurer Tagung sollte dieses Tagungsprogramm veröffentlicht werden.

Versicherungspolice

Ob ihr eure Veranstaltung versichern wollt, müsst ihr selbst entscheiden. Es gibt online verschiedene Ratgeber dazu (Link: https://www.eventbrite.de/blog/event-versichern/ ). Im Endeffekt müsst ihr euch überlegen, ob ihr bereit seid, im Zweifelsfall für einen Schaden aufzukommen. Am sinnvollsten ist es, sich hier bei einem Experten zu informieren. Fragt z.B. bei eurer Fachschaft nach, wo und wie deren Veranstaltungen versichert werden. Fast jedes Versicherungsunternehmen bietet auch Versicherungspolicen für Veranstaltungen an. Diese sollten je nach Leistungen bei ca. 100€, höchstens aber 200€ liegen. Die SABA 2019 war bei der R+V versichert. Sprecht mit eurem Berater ab, was genau ihr versichern wollt und was er für sinnvoll hält und holt euch ruhig mehrere schriftliche Angebote ein. Das erleichtert nachher die Auswahl und spart euch evtl. sogar Geld.
 
 

Öffentlichkeitsarbeit

Nichts ist für einen Vortragenden schlimmer, als vor einem leeren Saal sprechen zu müssen. Daher ist die Öffentlichkeitsarbeit ein wichtiger Faktor für das Gelingen eurer Tagung. Wie bereits zu Beginn angesprochen (siehe Teil 1), ist es sinnvoll, für diese Aufgabe eine oder mehrere Personen fest einzuteilen, um den Überblick nicht zu verlieren. Unter Öffentlichkeitsarbeit ist hier alles zu verstehen, was außerhalb eures Teams – also mit der „Öffentlichkeit“ – kommuniziert wird.

Zielgruppen festlegen

In eurem Tagungskonzept habt ihr bereits festgelegt, wer die Zielgruppe eurer Tagung sein soll. Also nicht nur, wer Vorträge halten soll, sondern auch, für wen diese Vorträge gehalten werden sollen. Eine weitere wichtige Zielgruppe, die oft vergessen wird, sind Multiplikatoren. Das können Fachkollegen und Wissenschaftlerinnen mit starker Onlinepräsenz sein, aber auch andere Interessierte (Journalistinnen, Hobby-Forscher, etc.), die eine große Plattform bieten, mit denen ihr vielleicht sogar weitere Zielgruppen erreichen könnt.

Saba 2019 auf twitter

Wichtig ist, dass ihr euch überlegt, wie ihr diese Zielgruppen am besten erreichen könnt. Die Wissenschaftscommunity ist z.B. relativ gut via Twitter vernetzt. Scheut euch nicht, einfach Kontakt aufzunehmen. Das schlimmste, was passieren kann, ist dass jemand nicht antwortet.

Da wir für die SABA 2019 auch historisch interessierte aus der Region als Zielgruppe gesehen haben, haben wir eine Pressemitteilung für die Regionalzeitung geschrieben. Unsere Kommilitonen haben wir über das schwarze Brett, einen eMail-Verteiler und durch kurze Beiträge zu Beginn einiger Lehrveranstaltungen erreicht. Wir haben außerdem Kontakt mit bekannten Fachkolleginnen und -kollegen aufgenommen, die unser Projekt z.B. durch Tweets oder Blogposts unterstützt haben, wie z.B. Miss Jones oder Archaeologik. Über Twitter sind dann auch die DGUF (https://twitter.com/DGUF1969/status/1121819607919210497) und andere Fachverbände auf uns aufmerksam geworden. Die Kommunikationswege können also ganz unterschiedlich sein.

Einheitliche Gestaltung

Eine einheitliche Gestaltung eurer Drucksachen und eures Internetauftritts sorgt für einen höheren Wiedererkennungswert. Vom Twitter-Profil-Header bis zum CfP sollte alles eindeutig als Teil eures Projekts erkennbar sein. Man muss dabei nicht unbedingt einen Design-Wettbewerb gewinnen, es geht vielmehr darum, dass Interessierte eure Informationen und Mitteilungen sofort als solche erkennen und sie nicht wegklicken oder sie als Werbung ungelesen im Papierkorb landen.

Bei der Gestaltung sind eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Es sollte zu euch und eurem Projekt passen und einfach, am besten kostenlos von euch selbst in annehmbarer Qualität realisierbar sein. Das Logo der SABA 2019 und der aktuellen SABA 2021 enthält zum Beispiel Elemente der vorangegangenen SABAs. Sie unterscheiden sich durch die Farbgebung voneinander und verbinden die Silhouette Bambergs mit archäologischen Fundzeichnungen.

Wer will, kann sich natürlich noch tiefer in das Thema Logo-Gestaltung einlesen, eine Schriftart und Größe für verschiedene Texthierarchien festlegen oder direkt eine Art „Corporate Design“ anlegen oder einen Profi beauftragen. Der Nutzen sollte allerdings dem Aufwand entsprechen. Überlegt euch, wie professionell euer Auftritt sein soll, und was euer Budget hergibt.

Pressearbeit

Wenn ihr einen Beitrag für die Zeitung schreiben wollt, müsst ihr bestimmte Regeln beachten. Eine Pressemitteilung folgt einem gewissen Schema (https://de.wikipedia.org/wiki/Pressemitteilung). Im ersten Satz oder Absatz müssen z.B. die 6 W-Fragen beantwortet werden: Wer, Wo, Wann, Was, Wie, Warum? Diese können dann mit Details ergänzt werden.

Bei kleineren Zeitungen werden stilistisch passable Pressemitteilungen in der Regel fast vollständig abgedruckt, wenn Sie das Interesse der Redaktion wecken konnten. Bei Zeitungen mit größerer Auflage kann es sein, dass ihr von der Redaktion angerufen und um Details gebeten werdet.

Auch kleinere Redaktionen werden regelmäßig mit einer großen Menge an Einsendungen konfrontiert. Eure Pressemitteilung sollte daher an das richtige Ressort geschickt werden und die Betreffzeile eurer eMail sollte kurz, aussagekräftig und interessant sein.  - In einem persönlichen Gespräch mit einer Redakteurin fiel außerdem einmal der Tipp, Pressemitteilungen in der Mitte der Woche zu versenden, da sie dann die beste Chance hätten, auch bearbeitet zu werden.

Ihr könnt natürlich auch Einladungen für eure Tagung an Pressevertreter rausschicken. Vielleicht kennt ihr ja sogar jemanden, der jemanden kennt, der bei einer Regionalzeitung arbeitet. Am besten ist es wie in jedem anderen Fall auch, einfach mal nachzufragen. Bei der Zeitung arbeiten meistens nämlich auch nur Menschen.

Direkte Kommunikation

Ein wichtiges Werkzeug ist die direkte Kommunikation. Egal ob ihr Sponsoren sucht, eine Frage habt oder mit euren Referierenden etwas klären müsst, das persönliche Gespräch oder das durchaus Überwindung kostende Telefonat sind oft der einfachste Weg, euer Ziel zu erreichen.

Auch bei der Öffentlichkeitsarbeit ist es oft sinnvoll, eure Zielgruppen direkt zu kontaktieren. Persönliche Einladungen an eure Sponsoren oder Lehrende eurer Universität, Wissenschaftler oder andere Multiplikatorinnen geben eurer Nachricht mehr Gewicht als z.B. ein Plakat und erreichen sicher die richtigen Leute.

Wenn ihr eure Zielgruppe festgelegt habt, ist es daher sinnvoll, einzelne Personen herauszufiltern, von denen ihr glaubt, sie könnten an eurem Projekt interessiert sein. Das können die Vorsitzenden eines örtlichen (Geschichts-)Vereins sein, die Mitglieder eines studentischen Gremiums oder die Redaktion eines Wissenschaftsblogs. Eine Liste mit den eMail Adressen dieser Personen ist mehr wert als jede Pressemitteilung.

Das Internet

…ist kostenlos und ihr kennt euch in der Regel gut damit aus, weil ihr euch täglich darin aufhaltet. Nutzt es! Ein Blog, ein Social-Media-Account, Hauptsache ihr erreicht eure Zielgruppen.

Bei der SABA 2019 (und bei den vorangegangenen SABAs) haben wir einen Blog eingerichtet, auf dem wir alle wichtigen Informationen gepostet haben, auf den wir mit unserem Twitter-Account (Link: https://twitter.com/TeamOrga ) verlinken konnten und den andere Nutzer als Referenz angeben konnten, wenn sie die SABA erwähnten. Wir haben uns 2019 für Blogger entschieden, andere Plattformen wären z.B. tumblr oder Wordpress, (so die SABA 2016), wobei letzteres auch über die Portale hypotheses.org oder HumanitiesCommons genutzt werden kann

Für unseren Blog und unseren Twitter-Account haben wir außerdem einige Inhalte überlegt, die über die reine Information zur Tagungsorganisation hinausgingen. Zum einen wollten wir damit relevant bleiben (und zeigen, dass sich etwas tut und unsere Seite aktuell gehalten wird), zum anderen wollten wir natürlich für die Tagung werben. Eine Reihe von Beiträgen, die wir auf dem Blog gestartet haben, war z.B. eine Mini-Serie unter dem Label „Exploring Bamberg“, in der wir den Tagungsort Bamberg näher vorgestellt haben.

„Kleinkram“

Auch mit unscheinbaren Dingen kann man sein Projekt nach außen tragen. Bei der SABA 2019 haben wir uns entschieden, den Teilnehmenden bei der Anmeldung eine Tagungsmappe und einen Kugelschreiber in einer SABA-Tasche mit zweifarbigen Aufdruck zu geben. Die Tagungsmappen haben wir mit dem Programm, einem Stadtplan und ausgewählten Flyern gefüllt. Für die Kugelschreiber und die Einbände der Tagungsmappen haben wir uns an den relativ günstigen Werbeartikeln der Universität bedient (diese aber dann schön verpackt in unseren SABA-Taschen).

Die SABA-Tasche 2019

Ob ihr solche Ausgaben im Budget habt, müsst ihr natürlich genau kalkulieren. Notwendig sind sie nicht, aber es ist ein gutes Gefühl, etwas vom eigenen Projekt in der Hand halten zu können.

Weniger kostenintensiv aber hilfreich während der Tagung sind Namensschilder für die Referierenden und das Tagungsteam. Bei vorheriger Anmeldung könnte man sogar jedem Gast ein Namenschild aushändigen. Achtet aber darauf, dass ihr als Organisatoren und Ansprechpartner gut zu erkennen seid. Natürlich tut es im Notfall auch ein Streifen Kreppband und ein Edding, aber auch diese müssen vorher gekauft und bereitgelegt werden!

Während der Tagung braucht ihr außerdem noch eine ordentliche Beschilderung, damit euch eure Gäste auch finden. Ein Hinweis, in welcher Richtung das Klo ist, kann auch nicht schaden. Bereitet am Besten ein paar DinA4-Ausdrucke mit Pfeilen und eurem Logo vor. Auch könnt ihr die Pausen zwischen den Vorträgen nutzen, um auf eurem Beamer weitere Informationen zu zeigen (wann es weiter geht, die nächsten Vorträge, etc.). Auf der SABA 2019 haben wir auf den Pausenfolien z.B. unsere Sponsoren angezeigt. Bereitet also am besten schon frühzeitig entsprechende Folien vor (z.B. als jpg, pdf oder ppt – Hauptsache ihr könnt sie im Vollbild anzeigen).

Pause

Während der Tagung

Auch während der Tagung kann es sinnvoll sein, das Tagungsgeschehen und die Inhalte der Vorträge teilweise oder komplett online zur Verfügung zu stellen. So bleibt ihr im Gespräch und sorgt vielleicht sogar für ein Nachfolgeprojekt für entsprechend Reichweite. Außerdem ist es eine Möglichkeit die Arbeit der Referierenden zu würdigen und evtl. sogar den Diskurs um weitere Stimmen zu ergänzen, auf die man sonst verzichten müsste. Für die SABA 2019 haben wir uns dafür entschieden, unter dem Hashtag #SABA19  die aktuellen Vorträge und Diskussionen live zu twittern und twittern zu lassen (an dieser Stelle nochmal ein herzliches Dankeschön an Geesche / Miss Jones!).

Falls Ihr vorhabt, auf eurer Tagung auch zu twittern, empfiehlt es sich den Hashtag schon lange im Voraus festzulegen (spätestens mit dem CfP) und diesen auch entsprechend weit zu verbreiten. Egal welche Form der digitalen Übertragung ihr wählt (wie wäre es denn mal mit einem Twitch-Stream?), holt euch bereits im Voraus das Einverständnis der Referierenden ein, dass ihr deren Inhalte und Gesichter auch veröffentlichen dürft.

Eine solche Live-Schaltung ist natürlich nicht entscheidend für das Gelingen einer Tagung, bringt aber wie gesagt ein paar Vorteile mit sich.

Tagungsband?

Bei den SABAs gab es seit 2014 jedes Jahr einen Tagungsband mit den verschriftlichten Beiträgen der Referierenden.

• Tagungsband der SABA14 https://saba2014.files.wordpress.com/2014/09/saba_14_tagungsband_conference_book.pdf, 
• Tagungsband der SABA16 https://www.academia.edu/24332550/SABA_16_3rd_Archaeology_Student_Symposium_of_Bamberg_Drittes_studentisches_Arch%C3%A4ologiesymposium_in_Bamberg

Auch für die SABA 2019 durfte ein solcher Tagungsband nicht fehlen. So verschwinden euer Projekt und die Arbeit der Vortragenden nicht irgendwann im Nichts, sondern man hat auch danach noch etwas handfestes zum Vorzeigen.

Tagungsband SABA 2019

Je strenger ihr bei den Vorgaben für die Einsendungen im CfP seid, desto mehr Arbeit spart ihr euch am Ende. Ihr könnt natürlich den Referierenden auch eine weitere Frist setzen, falls Sie einen anderen Text schreiben oder den eingesendeten Text ändern wollen. Der Tagungsband ist die Kirsche auf dem Sahnetörtchen und ein eigenes Projekt, das auch als solches behandelt werden muss und daher hier nur am Rande erwähnt werden kann. Der Aufwand kann sich aber durchaus lohnen.

Wer für seinen Tagungsband gern eine ISBN haben möchte, kann sich an einen Print-on-demand-Service oder den eigenen Lehrstuhl wenden. Vielleicht passt euer Tagungsband ja in eine der Publikationsreihen eurer Universität? Bei der SABA 2019 war für eine ISBN schlicht nicht genügend Zeit. Uns war es wichtiger, dass die Gäste auf der Tagung bereits die gedruckten Exemplare mitnehmen konnten. So haben wir zum einen dafür gesorgt, dass jeder leicht an einen Tagungsband kommen konnte (ohne nervigen Versand etc.), wir am Ende nicht auf ihnen sitzen bleiben und zum anderen natürlich, dass man nicht mit leeren Händen von der Tagung geht, sondern eine Erinnerung mit nach Hause nehmen konnte.

Unabhängig davon gibt es natürlich noch die Möglichkeit, über eure Tagung in anderen Publikationen zu berichten. Fragt dafür am besten bei euren jeweiligen Fachverbänden nach, die selbst Tagungen organisieren. Für die Archäologie hat die DGUF eine sehr hilfreiche Handreichung für Tagungspublikationen vorgelegt.

(zu Teil 3)

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Hagen Gräbner studiert Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg und arbeitet bei der Bayerischen Schlösserverwaltung Bamberg.

Antonio Sasso hat Archäologische Wissenschaften an der Philipps-Universität Marburg und Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg studiert.

*Auch wenn dieser Beitrag nur zwei Autoren hat, war die Organisation der SABA 2019 eine Team-Leistung von Jana Greulich, André Hellmund, Katharina Kusber, Dario Miericke, Alexander Pelz, Kilian Pongratz, Thies Siems, Farina Thies, Patrick von Bank, den Verfassern und weiteren Helfern und Unterstützern.