Archaeologik

Archaeologik ist ein Wissenschaftsblog zu Themen der Archäologie und des Kulturgutschutzes. Er zielt auf eine kritische Archäologie, die sich mit methodisch-theoretischen, wissenschaftspolitischen und gesellschaftlichen Aspekten der Archäologie auseinandersetzt und die alltägliche Forschungspraxis reflektiert.

Archaeologik is a science blog contributing to various aspects of critical archaeology and cultural heritage including methodology, theory and daily archaeological practice.

Posts mit dem Label Beitrag von Hagen Gräbner werden angezeigt. Alle Posts anzeigen

Mittwoch, 7. Oktober 2020

Wie man eine Tagung organisiert (Teil 3)

Posted by Rainer Schreg _ , um 02:00:00

Antonio Sasso - Hagen Gräbner*

Fortsetzung von Teil 1 und Teil 2

Die heiße Phase

Drei Monate vor der Tagung oder direkt nach der Veröffentlichung eures Programms beginnt die besonders arbeitsintensive Phase. In dieser Zeit werden die Treffen häufiger und müssen zum Teil auch kurzfristig stattfinden. Notfalls sind auch Treffen im kleineren Kreis hilfreich, um schnell auf Probleme oder Fristen reagieren zu können. In dieser Zeit wird von jedem Teammitglied besonderes Engagement erwartet.

Für die Tagung selbst und die Tage kurz davor und danach braucht ihr zusätzliche Unterstützung. Auch einfache Aufgaben, wie Stühle stellen, Essen vorbereiten oder Transportfahrten muss jemand übernehmen. Dafür sprecht ihr am besten eure Mitstudierenden an und hängt eine Liste am schwarzen Brett aus. (Wenn für besonders arbeitsintensive Tage im Budget noch zwei/drei Bleche Familienpizza für die Helfenden vorgesehen sind, steigt die Bereitwilligkeit.)

Arbeitsplan

Erstellt für den Aufbau, die Tagung selbst und den Abbau einen möglichst detaillierten (Stunden-) Arbeitsplan, in den sich die Helfenden und das Team eintragen können. Eine Liste aller Mitarbeitenden und deren Telefonnummern sollte ebenfalls angelegt und an alle verschickt werden, sodass ihr auch kurzfristig mehr Hände ranholen könnt (An der Tagung selbst zur Sicherheit ausdrucken und im Tagungsbüro hinterlegen!).

Catering

Falls ihr neben Wasser, Kaffee, Tee und Keksen (die gut selbst zu organisieren sind) noch weitere Getränke oder Essen bereitstellen wollt, oder gar ein Abschlussfest am Ende der Tagung organisieren wollt, ist es sinnvoll sich spätestens jetzt über das Catering Gedanken zu machen.

Wichtige Fragen hierbei: Was soll es zu essen geben, wo wollt ihr bestellen und wie kommt das Essen zur Tagung? Habt ihr eine vegane Option? Wo soll das Essen aufgestellt werden? Habt ihr die Erlaubnis für die Feier, Essen und Getränke am Tagungsort? Vor allem für die Getränke ist wichtig, ob ihr eine geeignete Zufahrt für den Lieferanten habt, ob ihr gegebenenfalls einen Kühlwagen am Tagungsort abstellen und an den Strom anschließen könnt, oder (falls nicht) ob ihr geeignete Kühlmöglichkeiten für die Getränke und das Essen habt.

Wir haben bei der SABA 2019 darauf geachtet, dass das Essen von lokalen Unternehmen kommt. Das Essen haben wir von einer Metzgerei, einer Bäckerei und einem Restaurant in nicht mehr als 500m Entfernung vom Tagungsort besorgt. Die Getränke haben wir bei einer kleinen regionalen Brauerei bestellt. Diese hat uns die Getränke samt Kühlwagen auf Kommission geliefert. Die Arbeit mit kleinen, regionalen Betrieben bringt den Vorteil, dass man zur Not schnell reagieren kann und evtl. noch nachbestellen kann und ermöglicht oft eine sehr direkte und freundliche Kommunikation.

Ein weiteres wichtiges Anliegen war es uns, so wenig Müll wie möglich zu produzieren. Das bringt das Problem mit sich, dass man sich auch um Besteck und Geschirr kümmern muss. Ein weiterer Kostenfaktor, den wir geringhalten konnten, weil wir Kaffeegeschirr, Teller, Gläser und Besteck von unserer Mensa leihen konnten und die Brauerei uns kostenlos Bierkrüge mitgeliefert hat (Regional-Vorteil!). Falls ihr etwas sparen wollt: Verschiedene Einrichtungen eurer Uni müssen immer wieder für kleinere Veranstaltungen Geschirr zur Verfügung haben. Fragt einfach mal bei der nächsten Weihnachtsfeier vom Institut o.ä. nach, wo das Geschirr herkommt. Wenn es nicht aus der Mensa kommt, könnt ihr vielleicht günstig dieselbe Quelle anzapfen, vielleicht gehört es sogar direkt der angesprochenen Einrichtung. Beachtet aber, dass ihr eine entsprechende Menge benötigt und das Geschirr aus mehreren Quellen zu beschaffen einen größeren Aufwand bedeutet.

Eure Aufgaben während der Tagung

Das Tagungsbüro ist der Ort, an dem sich die Teilnehmenden anmelden können und während der Tagung alle Fäden zusammenlaufen: Kontaktvermittlung, Fragen zum Ablauf, zur Umgebung (Stadtpläne, Imbisse, Busse, etc.) oder Klärung von Rückfragen des Teams. Bei der SABA 2019 waren für das Tagungsbüro immer mindestens zwei Personen eingeteilt, damit immer mindestens eine vor Ort angetroffen werden konnte. Am Tagungsbüro hatten wir auch eine „beaufsichtigte“ Ladestation (natürlich ohne Haftung) für Elektrogeräte.

Andere Aufgaben während der Tagung wären die Betreuung der Veranstaltungstechnik (Beamer, Laptop, etc.), Moderierende, die durch das Programm führen und eine Person, die sich um die Versorgung der Tagungsteilnehmenden (mit Wasser, Kaffee und Keksen) kümmert. Prinzipiell ist es sinnvoll für alle Fälle einen Springer zu haben, der im Notfall auch mal schnell Kuriergänge o. ä. übernehmen kann.

Kompliziertere Aufgaben sollten von erfahrenen Helfenden übernommen werden: Wer kennt sich mit dem Beamer aus, wer kann ohne Zwischenfall ein Fass anstechen? (Dazu der Hinweis: Haltet immer einen Wischmop bereit - siehe unter „Tipps“, „Notfallset“).

Die Moderierenden sollten selbstbewusst und sprechsicher auftreten können und den Ablauf fest im Blick haben. (Bei mehrsprachigen Tagungen gilt das natürlich auch für das Beherrschen der anderen Sprachen!) Die Moderierenden müssen sowohl Vortragende, die ihre Zeit überschreiten, darauf hinweisen (vorher Signale absprechen) und notfalls abbrechen, als auch die Diskussion zeitlich lenken können. Falls KEINE Diskussion aufkommen will, sollten die Moderierenden und das Tagungsteam bereits im Vorfeld Fragen vorbereitet haben (Schließlich haben ja alle die Einsendungen gelesen). Auch muss eine Tagung nicht nur aus Vortrag und Fragerunde bestehen - alternative Vortrags- und Diskussionsvarianten, wie Podiumsdiskussionen (https://www.wissenschaft-kontrovers.de/diskussionsformate/), World Café oder (wie wir bei der DGUF-Tagung 2019 https://www.dguf.de/50-jahre-dguf.html sehr erfolgreich miterleben konnten) „Podium+“ sind Beispiele hierfür. Scheut euch nicht, Neues auszuprobieren.

Der Abbau

Auch am letzten Abend und am Morgen danach habt ihr die Verantwortung. Und auch wenn gefühlt schon alles vorbei ist, kommt jetzt noch einmal eine größere Menge Arbeit auf euch zu. Trefft euch für den Abbau frühzeitig. Damit steigert ihr zwar den Kaffeekonsum aber auch die Motivation. (Auch ein gemeinsames Frühstück mit bald verderblichen Resten vom Catering kann zur weiteren Motivationssteigerung beitragen.)

Denkt beim Abbau auch an evtl. zukünftige (studentische) Projekte. Hinterlasst alles ordentlich und sauber, gerne auch ordentlicher als ihr es vorgefunden habt. Der Eindruck, den ihr hinterlasst, kann euch (und anderen studentischen Gruppen) Türen öffnen oder schließen. Unklarheiten und mögliche Streitpunkte (z.B. über entliehenes Material) sollten möglichst sofort geklärt werden und nicht im Sande verlaufen, um euch später Ärger zu ersparen. Bei der SABA 2019 ist zum Beispiel eine geliehene Kaffeemaschine kaputt gegangen, die wir sobald als möglich den Verleihenden ersetzt haben.

Mindestens genauso wichtig ist es, allen Beteiligten und Unterstützenden entsprechend zu danken. Vergesst dabei auch diejenigen nicht, die „nur“ ihren vermeintlichen Job gemacht haben. Niemand muss euch helfen, deshalb ist jede Hilfe etwas Besonderes - egal ob großzügige finanzielle Spende oder die extra Kabeltrommel.

Evaluation

Nach der erfolgreichen Tagung und dem Abbau solltet ihr binnen maximal vier Wochen ein Nachtreffen mit eurem Team organisieren. Hier könnt ihr die Tagung nochmal Revue passieren lassen und besprechen, was gut und was schlecht gelaufen ist und was ihr bei einer möglichen nächsten Tagung verbessern könnt (SMARTe Ziele erreicht?). Falls ihr schon Rückmeldungen zur Tagung bekommen habt, ist dies die Möglichkeit diese ans Team weiterzugeben und in eure Evaluation mit einzubringen. Konzentriert euch dabei nicht nur auf Kritik, sondern teilt ruhig auch Lob und Anerkennung. Auch dieses Treffen solltet ihr protokollieren, damit die Evaluation euch für die nächste Tagung auch etwas nutzt.

An diesem Treffen solltet ihr auch die letzten Rechnungen schreiben und begleichen und wenn möglich einen abschließenden Kassensturz vornehmen. Bei der SABA 2019 waren die letzten Rechnungsposten zum Beispiel die Fahrtkostenabrechnungen der Vortragenden.

Am Ende solltet ihr (zusätzlich zu eurem Finanzbericht – Siehe Teil 1 „Finanzierung“) einen kurzen Abschlussbericht über eure Tagung verfassen. Diesen Bericht könnt ihr an alle Beteiligten und Unterstützenden schicken. Vielleicht wollt ihr einen Bericht über eure Tagung auch veröffentlichen? Möglichkeiten dafür haben wir bereits in Teil 2 (letzter Absatz „Tagungsband?“) vorgestellt.

Generelle Tipps

Zum Abschluss noch ein paar generelle Tipps, die nicht nur für eine Tagung hilfreich sein können.

Eure wichtigsten Verbündeten sind die Berufsgruppen mit Schlüsselgewalt, die direkt vor Ort greifbar sind (z.B. im Hausmeister-Büro oder Sekretariat). Ein kleines Dankeschön (Bier, Schoki, Blumen) kann nie schaden.
Seid großzügig mit Essen und Getränken, Knausrigkeit mag niemand.
Lieber zu viele helfende Hände als zu wenig einplanen.
Bei Verhandlungen auf Ehrenamt Hinweisen: Man darf sich nie zu schade sein, nach einem günstigeren Preis zu fragen.
Notfallset bereithalten! (Reinigungsutensilien, zweiter Laptop, Kabel, Adapter, Erste-Hilfe-Set, Kaffee, Wasser, etc.) Wichtige Allzweckwaffen: Zewa-Rolle und Klebeband (Gaffer und Krepp!).
Der Ausdruck „Freibiergesichter“ muss wohl nicht weiter erklärt werden. Manche Gäste sind mehr an der Geselligkeit als an der Tagung interessiert und das ist auch nicht schlimm. Vor allem weil auch diese Gäste zur Not mit Anpacken können.
Lasst euch IMMER alles schriftlich geben (z. B. Zusagen von Räumen, Technik, Spenden, Material, etc).
Wenn ihr dringend auf eine Entscheidung oder ein Ergebnis angewiesen seid, scheut euch nicht auch mehrmals nachzufragen. Ein „höfliches Nerven“ ist leider manchmal notwendig.
Im Kampf mit der Bürokratie gilt: Geht nicht gibt’s nur selten (Mehrmals nachfragen und nach Lösungen/Kompromissen suchen).
Früh „hochrangige“ Verbündete suchen: Autoritätspersonen, die das Anliegen unterstützen (ein Professoren-Titel öffnet so manche Türen) oder euch im Bürokratie-Jungle helfen können.
Überlegt immer dreimal, ob ihr auch wirklich niemanden vergessen habt (v.a. Einladungen und Dankeschön).
Nochmal der Appell: Versucht beim Catering regional zu denken. Regionale Betriebe können auch für zukünftige Projekte wertvolle Partner sein und sie sind in der Nähe = praktischer, flexibler und manchmal auch günstiger (außerdem unterstützt ihr so die lokale Wirtschaft und man sagt Studierenden ja einen gewissen Idealismus nach).

Hagen Gräbner studiert Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg und arbeitet bei der Bayerischen Schlösserverwaltung Bamberg.

Antonio Sasso hat Archäologische Wissenschaften an der Philipps-Universität Marburg und Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg studiert.

*Auch wenn dieser Beitrag nur zwei Autoren hat, war die Organisation der SABA 2019 eine Team-Leistung von Jana Greulich, André Hellmund, Katharina Kusber, Dario Miericke, Alexander Pelz, Kilian Pongratz, Thies Siems, Farina Thies, Patrick von Bank, den Verfassern und weiteren Helfern und Unterstützern.

Mittwoch, 2. September 2020

Wie man eine Tagung organisiert (Teil 2)

Posted by Rainer Schreg _ , um 02:00:00

Antonio Sasso - Hagen Gräbner*

Fortsetzung von Teil 1

Die „Durststrecke“

Nachdem die erste Hürde genommen und der CfP verschickt wurde, kommt eine längere Phase, in der gefühlt wenig passiert, weil viele Dinge im Hintergrund ablaufen. Man wartet auf Antworten, beantwortet evtl. Fragen und holt sich unverbindliche Angebote ein (z.B. Hotel, Catering). Trotzdem ist es wichtig, in dieser Phase weiter am Ball zu bleiben. Regelmäßige Treffen helfen bei der Reflexion und ermöglichen die regelmäßige Überprüfung von Fristen und Arbeitsfortschritten.

Nicht zuletzt verliert das Team so das Ziel nicht aus den Augen. Der größte Vorteil, den wir als Studierende haben ist, dass wir uns für solche Projekte Zeit nehmen können und eine hohe Motivation für ein solches, gemeinsames Ziel aufbringen können. Das klappt aber eben nur, wenn das Ziel auch sichtbar bleibt.

Bei der SABA 2019 haben wir uns anfangs alle 4-5 Wochen getroffen, in der „heißen Phase“ dann alle 2-3 Wochen und zuletzt mehrmals pro Woche.

Review der eingesendeten Beiträge

Während ihr auf die Einsendung der Beiträge wartet (ermutigt ruhig auch wiederholt eure Kommilitonen, einen Beitrag einzureichen!), werden immer wieder Rückfragen kommen und ihr müsst ggf. bei den Einsendungen auf die Einhaltung eurer Vorgaben aus dem CfP hinweisen.

Nach Ablauf der Einsendefrist könnt ihr euch dann um den Kern der Tagung kümmern: Die Vorträge. Am Auswahlprozess sollte das ganze Team beteiligt sein. Bei der SABA 2019 hat jeder über die Weihnachtspause die Beiträge durchgelesen und für sich selbst ein Ranking erstellt. Beim nächsten Treffen wurden diese dann zusammengetragen und ausgewertet.

Die Auswahl der Beiträge ist am Ende von verschiedenen Faktoren abhängig. Ihr solltet euer Tagungsziel hier fest im Blick haben. Welche Themen passen gut zu euren Vorstellungen, welche Beiträge sind besonders gut und interessant geschrieben, was ist finanziell machbar (Gäste, die eine lange Anreise haben, haben i.d.R. auch höhere Reisekosten) und ist die Auswahl der Referierenden ausgeglichen? Damit kann sowohl das Geschlechterverhältnis der Vortragenden gemeint sein, als auch die Themenauswahl. Bei der SABA 2019 haben wir zum Beispiel auch darauf geachtet, dass jede der in Bamberg gelehrten archäologischen Disziplinen angemessen vertreten ist und dass das Verhältnis von Master- und Bachelorarbeiten einigermaßen ausgeglichen ist.

Nachdem ihr eine Auswahl getroffen habt, solltet ihr zunächst die von euch ausgewählten Referierenden anschreiben und deren feste Zusage einholen. (Achtet auch darauf, dass die Referierenden bei der gesamten Tagung anwesend sein können. Wer nur zu seinem Vortrag kommen will und dann wieder geht, hat womöglich kein wirkliches Interesse an eurer Tagung.) So könnt ihr, falls doch jemand abspringt, noch für Ersatz sorgen. Wenn ihr die Zusagen habt, teilt den anderen Einsendenden mit, dass ihre Beiträge nicht zu eurem Programm passen.

Bei der SABA 2019 haben wir nach der Erstellung des Programms noch einen Call for Posters veröffentlicht, um die Tagung abzurunden und in den Pausen für weiteren Gesprächsstoff zu sorgen. Wenn ihr wollt, könnt Ihr bei euren Absagen auf diese Möglichkeit hinweisen. So können auch Einsendungen, die nicht ins Programm gepasst haben, noch vorgestellt werden.

Festvortrag und Rahmenprogramm

Bevor ihr euer Programm veröffentlichen könnt, solltet ihr euch über euer Rahmenprogramm Gedanken machen. Auch hier hilft euch zur Orientierung euer Tagungsziel. Wie viel Budget habt ihr, welche Aktionen lassen sich vielleicht sogar kostenlos realisieren, was könnte zu eurer Tagung passen?

Bei der SABA ist es Tradition, dass es zur Eröffnung der Tagung einen Festvortrag und am Ende der Tagung eine kleine Feier mit reichlich Essen und Getränken gibt. Außerdem haben wir 2019 noch eine Stadtführung und eine Führung durch die Neue Residenz in Bamberg organisiert, um unseren Gästen den Tagungsort Bamberg vorzustellen.

Für unseren Festvortrag haben wir Herrn Dr. Volker Hilberg eingeladen, über die Aufnahme Haithabus als UNESCO Weltkulturerbe zu referieren (https://saba-bamberg.blogspot.com/2019/03/120-years-of-archaeological-research-in.html). Thematisch passte das Thema gut zu Bamberg, das im selben Jahr sein 25. Jubiläum als Welterbe feiern konnte (https://saba-bamberg.blogspot.com/2019/02/lecture-hedeby-as-world-heritage-site.html ).

Den Referenten für den Festvortrag haben wir gemeinsam bereits in der Anfangsphase ausgewählt. Wenn der Titel des Festvortrags schon vor dem vollständigen Programm steht, kann man damit schon mal hausieren gehen und für die Tagung werben.

Wenn ihr ein Tagungsfest feiern wollt, müsst ihr das natürlich vorher mit dem Veranstaltungsort abklären, ob so etwas überhaupt möglich ist. Um die Einzelheiten (Catering, etc.) könnt ihr euch noch später kümmern.

Programm

Wenn eure Vorträge und das Rahmenprogramm stehen, könnt ihr beginnen euer Programm zu erarbeiten. Am besten orientiert ihr euch beim Aufbau an den Programmen anderer Tagungen.

Bei der SABA 2019 haben wir die Vorträge thematisch gegliedert und in Blöcke eingeteilt:

Tagungsprogramm der SABA 2019 als pdf - https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/ggeo_faecher/arch_bau_denkmal/Archaeologische_Wissenschaften/SABA2019_Tagungsprogramm_conference_programme.pdf ).

Achtet bei der Einteilung darauf, Referierende mit längerer Anreise nicht direkt am Anfang einzuplanen.

Plant genügend Puffer zwischen den Vorträgen ein und achtet auf genügend (Kaffee-)Pausen. So könnt ihr zwischendurch den Raum und die Gehirne lüften.

Für Exkursionen o.ä. müsst ihr genügend Zeit einplanen. Denkt an Hin- und Rückwege, plant evtl. Verspätungen ein und lasst im Programm vorher und nachher eine Pause. Evtl. lohnt es sich sogar, die Exkursion ans Ende eines Programmtages zu legen, um nicht in Verzug zu geraten.

Wenn ihr den Ablauf geplant habt, gestaltet ein entsprechendes Tagungsprogramm (achtet auf eine einheitliche Gestaltung eurer Veröffentlichungen!). Spätestens 3 Monate vor eurer Tagung sollte dieses Tagungsprogramm veröffentlicht werden.

Versicherungspolice

Ob ihr eure Veranstaltung versichern wollt, müsst ihr selbst entscheiden. Es gibt online verschiedene Ratgeber dazu (Link: https://www.eventbrite.de/blog/event-versichern/ ). Im Endeffekt müsst ihr euch überlegen, ob ihr bereit seid, im Zweifelsfall für einen Schaden aufzukommen. Am sinnvollsten ist es, sich hier bei einem Experten zu informieren. Fragt z.B. bei eurer Fachschaft nach, wo und wie deren Veranstaltungen versichert werden. Fast jedes Versicherungsunternehmen bietet auch Versicherungspolicen für Veranstaltungen an. Diese sollten je nach Leistungen bei ca. 100€, höchstens aber 200€ liegen. Die SABA 2019 war bei der R+V versichert. Sprecht mit eurem Berater ab, was genau ihr versichern wollt und was er für sinnvoll hält und holt euch ruhig mehrere schriftliche Angebote ein. Das erleichtert nachher die Auswahl und spart euch evtl. sogar Geld.

Öffentlichkeitsarbeit

Nichts ist für einen Vortragenden schlimmer, als vor einem leeren Saal sprechen zu müssen. Daher ist die Öffentlichkeitsarbeit ein wichtiger Faktor für das Gelingen eurer Tagung. Wie bereits zu Beginn angesprochen (siehe Teil 1), ist es sinnvoll, für diese Aufgabe eine oder mehrere Personen fest einzuteilen, um den Überblick nicht zu verlieren. Unter Öffentlichkeitsarbeit ist hier alles zu verstehen, was außerhalb eures Teams – also mit der „Öffentlichkeit“ – kommuniziert wird.

Zielgruppen festlegen

In eurem Tagungskonzept habt ihr bereits festgelegt, wer die Zielgruppe eurer Tagung sein soll. Also nicht nur, wer Vorträge halten soll, sondern auch, für wen diese Vorträge gehalten werden sollen. Eine weitere wichtige Zielgruppe, die oft vergessen wird, sind Multiplikatoren. Das können Fachkollegen und Wissenschaftlerinnen mit starker Onlinepräsenz sein, aber auch andere Interessierte (Journalistinnen, Hobby-Forscher, etc.), die eine große Plattform bieten, mit denen ihr vielleicht sogar weitere Zielgruppen erreichen könnt.

Saba 2019 auf twitter

Wichtig ist, dass ihr euch überlegt, wie ihr diese Zielgruppen am besten erreichen könnt. Die Wissenschaftscommunity ist z.B. relativ gut via Twitter vernetzt. Scheut euch nicht, einfach Kontakt aufzunehmen. Das schlimmste, was passieren kann, ist dass jemand nicht antwortet.

Da wir für die SABA 2019 auch historisch interessierte aus der Region als Zielgruppe gesehen haben, haben wir eine Pressemitteilung für die Regionalzeitung geschrieben. Unsere Kommilitonen haben wir über das schwarze Brett, einen eMail-Verteiler und durch kurze Beiträge zu Beginn einiger Lehrveranstaltungen erreicht. Wir haben außerdem Kontakt mit bekannten Fachkolleginnen und -kollegen aufgenommen, die unser Projekt z.B. durch Tweets oder Blogposts unterstützt haben, wie z.B. Miss Jones oder Archaeologik. Über Twitter sind dann auch die DGUF (https://twitter.com/DGUF1969/status/1121819607919210497) und andere Fachverbände auf uns aufmerksam geworden. Die Kommunikationswege können also ganz unterschiedlich sein.

Einheitliche Gestaltung

Eine einheitliche Gestaltung eurer Drucksachen und eures Internetauftritts sorgt für einen höheren Wiedererkennungswert. Vom Twitter-Profil-Header bis zum CfP sollte alles eindeutig als Teil eures Projekts erkennbar sein. Man muss dabei nicht unbedingt einen Design-Wettbewerb gewinnen, es geht vielmehr darum, dass Interessierte eure Informationen und Mitteilungen sofort als solche erkennen und sie nicht wegklicken oder sie als Werbung ungelesen im Papierkorb landen.

Bei der Gestaltung sind eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Es sollte zu euch und eurem Projekt passen und einfach, am besten kostenlos von euch selbst in annehmbarer Qualität realisierbar sein. Das Logo der SABA 2019 und der aktuellen SABA 2021 enthält zum Beispiel Elemente der vorangegangenen SABAs. Sie unterscheiden sich durch die Farbgebung voneinander und verbinden die Silhouette Bambergs mit archäologischen Fundzeichnungen.

Wer will, kann sich natürlich noch tiefer in das Thema Logo-Gestaltung einlesen, eine Schriftart und Größe für verschiedene Texthierarchien festlegen oder direkt eine Art „Corporate Design“ anlegen oder einen Profi beauftragen. Der Nutzen sollte allerdings dem Aufwand entsprechen. Überlegt euch, wie professionell euer Auftritt sein soll, und was euer Budget hergibt.

Pressearbeit

Wenn ihr einen Beitrag für die Zeitung schreiben wollt, müsst ihr bestimmte Regeln beachten. Eine Pressemitteilung folgt einem gewissen Schema (https://de.wikipedia.org/wiki/Pressemitteilung). Im ersten Satz oder Absatz müssen z.B. die 6 W-Fragen beantwortet werden: Wer, Wo, Wann, Was, Wie, Warum? Diese können dann mit Details ergänzt werden.

Bei kleineren Zeitungen werden stilistisch passable Pressemitteilungen in der Regel fast vollständig abgedruckt, wenn Sie das Interesse der Redaktion wecken konnten. Bei Zeitungen mit größerer Auflage kann es sein, dass ihr von der Redaktion angerufen und um Details gebeten werdet.

Auch kleinere Redaktionen werden regelmäßig mit einer großen Menge an Einsendungen konfrontiert. Eure Pressemitteilung sollte daher an das richtige Ressort geschickt werden und die Betreffzeile eurer eMail sollte kurz, aussagekräftig und interessant sein. - In einem persönlichen Gespräch mit einer Redakteurin fiel außerdem einmal der Tipp, Pressemitteilungen in der Mitte der Woche zu versenden, da sie dann die beste Chance hätten, auch bearbeitet zu werden.

Ihr könnt natürlich auch Einladungen für eure Tagung an Pressevertreter rausschicken. Vielleicht kennt ihr ja sogar jemanden, der jemanden kennt, der bei einer Regionalzeitung arbeitet. Am besten ist es wie in jedem anderen Fall auch, einfach mal nachzufragen. Bei der Zeitung arbeiten meistens nämlich auch nur Menschen.

Direkte Kommunikation

Ein wichtiges Werkzeug ist die direkte Kommunikation. Egal ob ihr Sponsoren sucht, eine Frage habt oder mit euren Referierenden etwas klären müsst, das persönliche Gespräch oder das durchaus Überwindung kostende Telefonat sind oft der einfachste Weg, euer Ziel zu erreichen.

Auch bei der Öffentlichkeitsarbeit ist es oft sinnvoll, eure Zielgruppen direkt zu kontaktieren. Persönliche Einladungen an eure Sponsoren oder Lehrende eurer Universität, Wissenschaftler oder andere Multiplikatorinnen geben eurer Nachricht mehr Gewicht als z.B. ein Plakat und erreichen sicher die richtigen Leute.

Wenn ihr eure Zielgruppe festgelegt habt, ist es daher sinnvoll, einzelne Personen herauszufiltern, von denen ihr glaubt, sie könnten an eurem Projekt interessiert sein. Das können die Vorsitzenden eines örtlichen (Geschichts-)Vereins sein, die Mitglieder eines studentischen Gremiums oder die Redaktion eines Wissenschaftsblogs. Eine Liste mit den eMail Adressen dieser Personen ist mehr wert als jede Pressemitteilung.

Das Internet

…ist kostenlos und ihr kennt euch in der Regel gut damit aus, weil ihr euch täglich darin aufhaltet. Nutzt es! Ein Blog, ein Social-Media-Account, Hauptsache ihr erreicht eure Zielgruppen.

Bei der SABA 2019 (und bei den vorangegangenen SABAs) haben wir einen Blog eingerichtet, auf dem wir alle wichtigen Informationen gepostet haben, auf den wir mit unserem Twitter-Account (Link: https://twitter.com/TeamOrga ) verlinken konnten und den andere Nutzer als Referenz angeben konnten, wenn sie die SABA erwähnten. Wir haben uns 2019 für Blogger entschieden, andere Plattformen wären z.B. tumblr oder Wordpress, (so die SABA 2016), wobei letzteres auch über die Portale hypotheses.org oder HumanitiesCommons genutzt werden kann

Für unseren Blog und unseren Twitter-Account haben wir außerdem einige Inhalte überlegt, die über die reine Information zur Tagungsorganisation hinausgingen. Zum einen wollten wir damit relevant bleiben (und zeigen, dass sich etwas tut und unsere Seite aktuell gehalten wird), zum anderen wollten wir natürlich für die Tagung werben. Eine Reihe von Beiträgen, die wir auf dem Blog gestartet haben, war z.B. eine Mini-Serie unter dem Label „Exploring Bamberg“, in der wir den Tagungsort Bamberg näher vorgestellt haben.

„Kleinkram“

Auch mit unscheinbaren Dingen kann man sein Projekt nach außen tragen. Bei der SABA 2019 haben wir uns entschieden, den Teilnehmenden bei der Anmeldung eine Tagungsmappe und einen Kugelschreiber in einer SABA-Tasche mit zweifarbigen Aufdruck zu geben. Die Tagungsmappen haben wir mit dem Programm, einem Stadtplan und ausgewählten Flyern gefüllt. Für die Kugelschreiber und die Einbände der Tagungsmappen haben wir uns an den relativ günstigen Werbeartikeln der Universität bedient (diese aber dann schön verpackt in unseren SABA-Taschen).

Die SABA-Tasche 2019

Ob ihr solche Ausgaben im Budget habt, müsst ihr natürlich genau kalkulieren. Notwendig sind sie nicht, aber es ist ein gutes Gefühl, etwas vom eigenen Projekt in der Hand halten zu können.

Weniger kostenintensiv aber hilfreich während der Tagung sind Namensschilder für die Referierenden und das Tagungsteam. Bei vorheriger Anmeldung könnte man sogar jedem Gast ein Namenschild aushändigen. Achtet aber darauf, dass ihr als Organisatoren und Ansprechpartner gut zu erkennen seid. Natürlich tut es im Notfall auch ein Streifen Kreppband und ein Edding, aber auch diese müssen vorher gekauft und bereitgelegt werden!

Während der Tagung braucht ihr außerdem noch eine ordentliche Beschilderung, damit euch eure Gäste auch finden. Ein Hinweis, in welcher Richtung das Klo ist, kann auch nicht schaden. Bereitet am Besten ein paar DinA4-Ausdrucke mit Pfeilen und eurem Logo vor. Auch könnt ihr die Pausen zwischen den Vorträgen nutzen, um auf eurem Beamer weitere Informationen zu zeigen (wann es weiter geht, die nächsten Vorträge, etc.). Auf der SABA 2019 haben wir auf den Pausenfolien z.B. unsere Sponsoren angezeigt. Bereitet also am besten schon frühzeitig entsprechende Folien vor (z.B. als jpg, pdf oder ppt – Hauptsache ihr könnt sie im Vollbild anzeigen).

Pause

Während der Tagung

Auch während der Tagung kann es sinnvoll sein, das Tagungsgeschehen und die Inhalte der Vorträge teilweise oder komplett online zur Verfügung zu stellen. So bleibt ihr im Gespräch und sorgt vielleicht sogar für ein Nachfolgeprojekt für entsprechend Reichweite. Außerdem ist es eine Möglichkeit die Arbeit der Referierenden zu würdigen und evtl. sogar den Diskurs um weitere Stimmen zu ergänzen, auf die man sonst verzichten müsste. Für die SABA 2019 haben wir uns dafür entschieden, unter dem Hashtag #SABA19 die aktuellen Vorträge und Diskussionen live zu twittern und twittern zu lassen (an dieser Stelle nochmal ein herzliches Dankeschön an Geesche / Miss Jones!).

Falls Ihr vorhabt, auf eurer Tagung auch zu twittern, empfiehlt es sich den Hashtag schon lange im Voraus festzulegen (spätestens mit dem CfP) und diesen auch entsprechend weit zu verbreiten. Egal welche Form der digitalen Übertragung ihr wählt (wie wäre es denn mal mit einem Twitch-Stream?), holt euch bereits im Voraus das Einverständnis der Referierenden ein, dass ihr deren Inhalte und Gesichter auch veröffentlichen dürft.

Eine solche Live-Schaltung ist natürlich nicht entscheidend für das Gelingen einer Tagung, bringt aber wie gesagt ein paar Vorteile mit sich.

Tagungsband?

Bei den SABAs gab es seit 2014 jedes Jahr einen Tagungsband mit den verschriftlichten Beiträgen der Referierenden.

Tagungsband der SABA14 https://saba2014.files.wordpress.com/2014/09/saba_14_tagungsband_conference_book.pdf,
Tagungsband der SABA16 https://www.academia.edu/24332550/SABA_16_3rd_Archaeology_Student_Symposium_of_Bamberg_Drittes_studentisches_Arch%C3%A4ologiesymposium_in_Bamberg

Auch für die SABA 2019 durfte ein solcher Tagungsband nicht fehlen. So verschwinden euer Projekt und die Arbeit der Vortragenden nicht irgendwann im Nichts, sondern man hat auch danach noch etwas handfestes zum Vorzeigen.

Tagungsband SABA 2019

Je strenger ihr bei den Vorgaben für die Einsendungen im CfP seid, desto mehr Arbeit spart ihr euch am Ende. Ihr könnt natürlich den Referierenden auch eine weitere Frist setzen, falls Sie einen anderen Text schreiben oder den eingesendeten Text ändern wollen. Der Tagungsband ist die Kirsche auf dem Sahnetörtchen und ein eigenes Projekt, das auch als solches behandelt werden muss und daher hier nur am Rande erwähnt werden kann. Der Aufwand kann sich aber durchaus lohnen.

Wer für seinen Tagungsband gern eine ISBN haben möchte, kann sich an einen Print-on-demand-Service oder den eigenen Lehrstuhl wenden. Vielleicht passt euer Tagungsband ja in eine der Publikationsreihen eurer Universität? Bei der SABA 2019 war für eine ISBN schlicht nicht genügend Zeit. Uns war es wichtiger, dass die Gäste auf der Tagung bereits die gedruckten Exemplare mitnehmen konnten. So haben wir zum einen dafür gesorgt, dass jeder leicht an einen Tagungsband kommen konnte (ohne nervigen Versand etc.), wir am Ende nicht auf ihnen sitzen bleiben und zum anderen natürlich, dass man nicht mit leeren Händen von der Tagung geht, sondern eine Erinnerung mit nach Hause nehmen konnte.

Unabhängig davon gibt es natürlich noch die Möglichkeit, über eure Tagung in anderen Publikationen zu berichten. Fragt dafür am besten bei euren jeweiligen Fachverbänden nach, die selbst Tagungen organisieren. Für die Archäologie hat die DGUF eine sehr hilfreiche Handreichung für Tagungspublikationen vorgelegt.

(zu Teil 3)

Samstag, 8. August 2020

Wie man eine Tagung organisiert (Teil 1)

Posted by Rainer Schreg _ , um 15:30:00

Antonio Sasso - Hagen Gräbner

Nach dem inzwischen dritten „Studentischen Archäologie-Symposium Bamberg“, der SABA 2019, erhielten wir* viele positive Rückmeldungen und durften unsere Tagung sogar auf der Jahrestagung der DGUF 2019 zur Selbstverwaltung in der Archäologie vorstellen. Besonders gefreut hat uns das Resümee von „Miss Jones“, die unsere Tagung besucht hat:

„So eine positive und unkomplizierte sowie fruchtbare Zusammenarbeit, habe ich bislang noch nicht erlebt“ (https://www.miss-jones.de/2019/05/10/die-besten-archaeologen-von-morgen-haben-abgeliefert-saba-2019/)

Bei der Organisation der Tagung, haben wir also einiges richtig gemacht. Schon bei den vorangegangenen SABAs haben andere Studierendengruppen um Hilfestellung bei der Organisation und Umsetzung eigener Tagungen gebeten. Da auch wir manchmal ratlos waren und uns Hilfe bei der Planung gewünscht hätten, haben wir in diesem Beitrag unsere Erfahrungen zusammengetragen und versucht, sie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Natürlich ist jede Tagung anders und birgt eigene Probleme und Herausforderungen. Daher können wir hier keine Universallösung mit absolutem Vollständigkeitsanspruch bieten, sondern nur von unseren Problemen und Lösungsansätzen berichten.

Die Länge des Beitrags soll dabei keinesfalls abschrecken! Eine Tagung bedeutet viel Arbeit, aber auch Spaß und jede Menge Erfahrungen. Der Beitrag wird in drei Teilen veröffentlicht: In diesem ersten Teil, werden wir auf die Vorbereitungs- und Anfangsphase und die Finanzierung eingehen. Im zweiten Teil wird es um Öffentlichkeitsarbeit und die „Durststrecke“ zwischen der ersten Ankündigung und der Veröffentlichung des Tagungsprogramms gehen. Im dritten Teil werden wir uns den letzten Monaten vor der Tagung, der „Heißen Phase“, und der Durchführung und Nachbereitung der Tagung widmen.

Als Übersicht soll dieser Zeitstrahl dienen, dessen Stichworte in diesem Beitrag eingehend besprochen werden sollen:

Die Vorbereitungs- und Anfangsphase

Eine Tagung bedeutet viel Arbeit und zeitweilig viel Stress. Vor allem kurz vor Ablauf gesetzter Fristen und natürlich in den Wochen und Tagen kurz vor der Tagung („Heiße Phase“). Diese Arbeit lässt sich am besten mit vielen Schultern stemmen. Sobald die Idee zu einer Tagung herangereift ist, solltet ihr euch Mitstreiter suchen. (Je mehr, desto besser, Schwund ist immer).

Der erste Schritt ist dann ein Treffen mit allen Interessierten, um die Ziele der Tagung und die Arbeitsbereitschaft und Kapazitäten der Teilnehmer (Wer kann was und wie viel davon?) abzuklären.
Wenn möglich sucht euch erfahrene Mitstreiter, die bereits Tagungen besucht oder sogar selbst mitorganisiert haben. Diese können aus eigener Erfahrung berichten, was wichtig ist und was ihnen z.B. bei anderen Tagungen gefehlt oder besonders gefallen hat. Auch Tagungsberichte, persönliche Erfahrungsberichte, Blogbeiträge wie dieser hier oder Mitschnitte von Tagungen können hilfreich sein. (Wir haben uns z. B. diesen Beitrag zu Herzen genommen: https://www.miss-jones.de/2018/07/13/zukunftsvisionen-was-wir-uns-auf-tagungen-in-der-archaeologie-wuenschen-wuerden/ ).

Bei jedem Treffen gilt es, ein Protokoll zu schreiben und allen Teilnehmern per eMail zugänglich zu machen. Wichtig ist vor allem, dass festgehalten wird, wer sich bis wann um was kümmern soll. Ihr habt sicher schon einmal davon gehört, dass man Ziele und Meilensteine „SMART“ formulieren soll.

Tagungsziel

Am Anfang eurer Planung solltet ihr euch darüber klar werden, was ihr von der Tagung erwartet und die Rahmendaten klären. An wen richtet sich die Tagung? (Studierende jüngerer Semester, interessierte Laien, Absolventen, etc.) Wie lang soll die Tagung gehen, bzw. wie viele Beiträge soll es geben und wie lang sollen diese sein? Wer sollen die Referenten sein und in welcher Sprache soll die Tagung stattfinden?

Die SABA wurde als internationale Studierendentagung auf deutsch und englisch durchgeführt, sämtliche Informationen zur Tagung wurden von uns zweisprachig ausgegeben. Die Referenten kamen aus ganz Europa. Unsere Einschränkung für die Beiträge war, dass es sich um eine Abschlussarbeit (BA oder MA, in Ausnahmefällen auch Dissertation) aus einer der in Bamberg gelehrten Disziplinen (AMANZ, UFGA, ARP, IVGA) handeln musste. Die Tagung war öffentlich zugänglich und richtete sich somit an alle Interessierten, vornehmlich (aber nicht nur!) an (Archäologie-)Studierende aus der Region.

Kommunikationsformen festlegen

Außerdem solltet ihr direkt beim ersten Treffen überlegen, wie ihr eure Tagung kommunizieren und präsentieren wollt. Neue Medien sind z.B. größtenteils kostenlos und leicht zugänglich. Bei der SABA 2019 haben wir uns dazu entschieden, zusätzlich zu unserem Blog und facebook-Auftritt einen Twitter-Account aufzubauen. Natürlich müsst ihr auch festlegen, auf welchem Weg, ihr am besten erreichbar seid – Am Einfachsten ist hier die Einrichtung eines eMail-Postfachs.

Es kann dabei hilfreich sein eine oder mehrere Personen als „Hauptverantwortliche“ festzulegen, die sich um die Pflege des Blogs, der Social-Media-Kanäle und des eMail-Postfachs kümmern. (Gleiches gilt auch für weitere Bereiche, wie Fundraising, Kasse, Catering, etc.).

Ort und Termin

Das mit Abstand Wichtigste, was ihr zu Beginn klären müsst, ist die Termin- und Raumfrage.
Ungefähr ein Jahr vor der Tagung sollten Zeit und Ort feststehen.

Bei der Terminfindung müsst ihr darauf achten, dass ihr mit keinen Konkurrenzveranstaltung kollidiert. Das kann sowohl eine andere (Fach-)Tagung oder Uni-Veranstaltung sein, aber genauso ein wichtiges Fußballspiel oder Medienereignis. Außerdem müsst ihr natürlich (auch im eigenen Interesse) die üblichen Semestertermine beachten Prüfungsphasen, Semesterferien, Feiertage, etc.).
Abhängig von euren Zielvorstellungen und dem gewählten Termin, müsst ihr einen passenden Raum aussuchen. Bei der SABA haben wir mit bis zu 100 Teilnehmern gerechnet. Diese Zahl schwankte nach Tageszeit und Vortragsthema recht stark. Die Teilnehmerzahl ist immer ein grober Schätzwert, wenn ihr könnt, versucht einzuschätzen wie groß das Interesse bei euren Kommilitonen ist (und rechnet dann mit weniger). Fest einplanen könnt ihr euer Orgateam, die Referenten und „geladene Gäste“, alles andere bleibt Schätzwert. Mit Voranmeldungen könnt ihr euch zumindest langfristig eine grobe Vorstellung von der Teilnehmerzahl machen und zur Not kurz vorher die Bestuhlung anpassen. Neben der Raumgröße ist die Ausstattung ein Hauptkriterium für die Raumauswahl. Außer der Technik zählt auch die umgebende Infrastruktur dazu (Kurze Wege, Barrierefreiheit, Erreichbarkeit mit ÖPNV, Toiletten, Garderobe, Zusatzräume zum Vor- und Nachbereiten, Abstellen, Kaffeekochen, etc.)

Am naheliegendsten ist die Raumverwaltung eurer eigenen Universität. Manchmal sind Räume schon vorab (z.B. für Lehrveranstaltungen) reserviert, aber durch ein persönliches Gespräch mit dem entsprechenden Dozenten, lässt sich oft eine Übereinkunft treffen. Sollte es an eurer Uni keine passenden Räumlichkeiten geben, wären die nächsten Anlaufstellen z. B. öffentliche Träger, wie die Stadtverwaltung, andere Forschungseinrichtungen, Museen oder Vereine.

Call for Papers

Sind diese Fragen geklärt, könnt ihr euch der Formulierung eines Aufrufs zur Einsendung von Beiträgen widmen, einem „Call for Papers“ (kurz: CfP). Hier stellt ihr eure Tagung (mit Ort und Termin) kurz vor und nennt die Kriterien für die Einsendungen und was ihr euch von den Vorträgen erwartet (Tagungsziel!). Als Einsendungen könnt ihr entweder Zusammenfassungen oder Auszüge aus der vorzustellenden Arbeit verlangen. Grenzt dabei die Länge des Textes, Anzahl von Bildern und Formatierung so eng wie möglich ein. Bei der SABA 2019 haben wir uns auf fünf Textseiten, Times New Roman, Pt 12 und 1-3 Bilder, im pdf-Format geeinigt.

Achtet bei eurem CfP auf ein einheitliches Design, passend zu den noch folgenden Veröffentlichungen (Mehr dazu unter „Öffentlichkeitsarbeit“). Euer CfP sollte eine DinA4-Seite lang sein, sodass er übersichtlich bleibt und bequem ausgedruckt und (z.B. am Schwarzen Brett von anderen Universitäten) aufgehängt werden kann.

Für die SABA 2019 haben wir den deutschen und englischen CfP digital an Sekretariate, Bekannte und (Archäologie-)Studierende anderer Universitäten und natürlich über unsere universitätsinterne Verteilerliste versendet. Außerdem haben wir einen Ausdruck mit der Bitte um Aushang und Weiterleitung an verschiedene Archäologielehrstühle in ganz Europa gesendet und den CfP über Social Media und den Blog veröffentlicht, von wo aus er erfreulicher Weise fleißig geteilt wurde (hier hilft es, die Kommilitonen und Fachkollegen direkt anzuschreiben und z. B. um einen Retweet zu bitten).

Call for Papers für SABA 2021

Die Finanzierung

Fundraising

Eine Tagung steht und fällt mit ihrer Finanzierung. Um diese aufzustellen, braucht ihr einen detaillierten Kostenplan, der als grobe Richtschnur und spätere Verhandlungsbasis dienen kann. Überlegt euch, welche Summen ihr für welche Posten aufbringen könnt und wollt. Anschließend sucht ihr euch entsprechende Sponsoren, die studentisches Engagement unterstützen und fördern wollen. Das können eure eigenen Lehrstühle und Professuren, aber auch andere universitätsinterne und -externe Institutionen wie studentische Gremien oder Forschungsprojekte sein. Bei öffentlichen Trägern, wie z.B. Stadtverwaltungen, gibt es oft Mittel und Wege eure Idee finanziell zu unterstützen. Auch der örtliche Geschichts-, Kunst- oder Kulturverein, sowie größere private und öffentliche Unternehmen sind oft zu Spenden bereit.

Um mit potenziellen Geldgebern in Verhandlungen treten zu können ist eine eigene, selbstbewusste Position besonders wichtig. Geldgeber wollen sehen, was sie unterstützen, und was sie dafür im Gegenzug „bekommen“. Formuliert die Ziele und Umsetzung der Tagung so kurz und prägnant wie möglich und macht konkrete Vorschläge, welche Summen und Leistungen ihr euch vorstellt. Gegenleistungen können z.B. Erwähnungen im Tagungsband, Werbung per Flyer oder „Pausenfolien“ sein (Zeigen des Logos als Powerpoint-Folie während der Pausen). Auch die Möglichkeit der anteiligen Restmittelüberweisung sollte erörtert werden.

Habt ihr Geldgeber zur Grundfinanzierung (bewährt hat sich ca. 1/3 bis 1/2 der geplanten Gesamtsumme) gefunden, müsst ihr überlegen, ob und wie ihr eure Tagungsziele verändern müsst und welche Leistungen ihr stemmen könnt. Sollen den Referenten alle Unkosten ersetzt werden, oder „nur“ Anreise und Unterkunft? (Bereits jetzt könnt ihr bei Hotels anfragen und evtl. günstige Reservierungen vereinbaren, achtet dabei auf Stornierungsgebühren!) Sollen die Kosten komplett übernommen werden oder anteilig? Welche „Extras“ der Tagung wollt und könnt ihr finanzieren (Druckkosten, Pausenversorgung, Catering für ein Tagungsfest, …).

Bedenkt auch, dass sich bei Reisekostenabrechnungen der Reiseweg der Referenten stark in der Abrechnung niederschlägt. Durch die Referentenauswahl (Tagungsziel!) könnt ihr später an diesem Kostenpunkt noch einmal „nachjustieren“. Je weiter ein Referent anreist, desto höher werden seine Reisekosten. Verweist bei den abschließenden Einladungen auch darauf, dass die Referenten bitte den kostengünstigsten Reiseweg nutzen.

Die Suche nach weiteren Sponsoren wird einige Zeit anhalten und ist frühestens abgeschlossen, wenn eure Kostenplanung gedeckt ist. Wobei ein kleines Polster für Notfälle natürlich nicht schlecht ist. Eine einfache, aber effektive Möglichkeit ist das Aufstellen und aktive Bewerben von Spendendosen an der Tagung, z.B. bei der Kaffeeausgabe.

Einige willige Sponsoren werden nicht finanziell unterstützen können, sind aber generell interessiert, eure Sache zu unterstützen. Gebt ihnen die Möglichkeit, sich mit (evtl. privaten) Klein(st)- oder Sachspenden zu beteiligen. Essen und Getränke für das Buffet, Kaffee und Kekse in den Pausen, aber auch die Übernahmen von kleinen Druckposten (bunte Plakate sind teuer) können oft eine große Hilfe sein.

Bei der SABA hatten wir das große Glück, dass wir immer bereits frühzeitig ein großzügiges Startkapital durch die Lehrstühle der AMANZ und UFGA bekamen. Weitere Sponsoren waren z.B. die Stadtwerke, das ZEMAS oder die Fachschaft GuK. Aber auch einige private Unternehmen wie Grabungsfirmen oder Gastronomen konnten uns finanziell und materiell unterstützen. Eine Liste unserer Sponsoren findet ihr hier:

https://saba-bamberg.blogspot.com/2019/03/sponsorssponsoren.html

Buchführen!

Ein lästiger aber wichtiger Baustein zu einer gelungenen Tagung ist in diesem Zusammenhang das Führen eines vollständigen und detaillierten Rechnungsbuches. Insbesondere universitätsinterne Geldgeber müssen Verantwortung für ihr finanzielles Handeln übernehmen und brauchen von euch eine entsprechende Abrechnung, was aus „ihren“ Mitteln geworden ist. Zusätzlich ist es eine ungemein starke vertrauensbildende Maßnahme für die Zukunft, wenn ihr klar nachweisen könnt, dass keine Gelder „verschwunden“ sind, sondern ihr alle Ausgaben ehrlich verantworten könnt.

Dieses Rechnungsbuch sollte auch nach der Tagung noch einige Zeit (mindestens 1 Haushaltsjahr, besser länger) aufbewahrt werden, falls Rückfragen kommen. Evtl. gibt es die Möglichkeit, das Buch bei einem Sekretariat o.ä. archivieren zu lassen. Abschließend kann man auch einen Kurzbericht über die Finanzierung der Tagung und die Verwendung der Mittel (max. eine DIN A4 Seite, stichpunktartige Zusammenfassung mit höflichem Dank) an die Geldgeber schicken. Insbesondere Universitätsverantwortliche möchten gerne wissen, was aus ihrem Geld geworden ist.

Das Führen einer Kasse und Rechnungsbuchs sollte von Anfang an einer Person und einem Stellvertreter obliegen. - Wählt jemanden aus, der evtl. schon Erfahrungen mit so etwas gemacht hat (Vereinskasse geführt, o.ä.) und sich bereits als penibel und vertrauenswürdig erwiesen hat. Soll diese Person sich auch um das Fundraising kümmern, ist ein seriöses Auftreten und eloquente Ausdrucksweise kein Nachteil. Auch helfen ein paar einfache, aber klare Finanzregeln den Überblick zu behalten:

Führen eines (tagesaktuellen) Rechnungsbuches, aus dem klar hervorgeht, wer wann warum welche Gelder zu- oder abgeführt hat. Zusätzlich sollten diese Vorgänge immer mit den originalen Rechnungen/Belegen/Quittungen dokumentiert werden
Erstattungen nur gegen Quittungen
Finanzfragen schnell und eindeutig klären
4-Augen-Prinzip, um Missbrauch vor zu beugen
Günstige online-Konten drücken Kosten

Bei der SABA 2019 haben wir bereits in der ersten Sitzung den Kassier und den Stellvertreter bestimmt, um frühestmöglich auf Finanzentwicklungen vorbereitet zu sein. Außerdem trafen wir mit einigen universitären Geldgebern die Vereinbarung, dass evtl. Restmittel anteilig zum Gesamtbudget zurückgegeben wurden (Beispiel: Wer 40 % des Gesamtbudget spendete, bekam 40 % der Restmittel wieder).

Zu beachten sind Verwendungseinschränkungen mancher Mittel, sodass es äußerst hilfreich ist, einen gewissen Teil des Budgets aus nicht zweckgebundenen Spenden zu akquirieren (z. B. darf das Geld bestimmter Sponsoren nicht für das Catering ausgegeben werden). Gibt es solche Beschränkungen, muss aus dem Rechnungsbuch klar hervorgehen, dass die entsprechenden Mittel nicht für unzweckmäßige Posten verwendet wurden.

Für die Kontoführung der SABA hat sich ein kostenloses, privates Girokonto mit Onlinefunktion einer örtlichen Bank bewährt. Bei der Kontoeröffnung durch den Kassenbeauftragten solltet ihr den Stellvertreter als Zugriffsberechtigten eintragen lassen.

Falls ihr einen Verein gegründet habt, oder euch einem anschließt, könnt ihr damit auch Spendenquittungen ausstellen, die für viele Geldgeber interessant sein können.

(zu Teil 2)