Antonio Sasso - Hagen Gräbner
Nach dem inzwischen dritten „Studentischen Archäologie-Symposium Bamberg“, der SABA 2019, erhielten wir* viele positive Rückmeldungen und durften unsere Tagung sogar auf der Jahrestagung der DGUF 2019 zur Selbstverwaltung in der Archäologie vorstellen. Besonders gefreut hat uns das Resümee von „Miss Jones“, die unsere Tagung besucht hat:
„So eine positive und unkomplizierte sowie fruchtbare Zusammenarbeit, habe ich bislang noch nicht erlebt“ (https://www.miss-jones.de/2019/05/10/die-besten-archaeologen-von-morgen-haben-abgeliefert-saba-2019/)
Bei der Organisation der Tagung, haben wir also einiges richtig gemacht. Schon bei den vorangegangenen SABAs haben andere Studierendengruppen um Hilfestellung bei der Organisation und Umsetzung eigener Tagungen gebeten. Da auch wir manchmal ratlos waren und uns Hilfe bei der Planung gewünscht hätten, haben wir in diesem Beitrag unsere Erfahrungen zusammengetragen und versucht, sie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Natürlich ist jede Tagung anders und birgt eigene Probleme und Herausforderungen. Daher können wir hier keine Universallösung mit absolutem Vollständigkeitsanspruch bieten, sondern nur von unseren Problemen und Lösungsansätzen berichten.
Die Länge des Beitrags soll dabei keinesfalls abschrecken! Eine Tagung bedeutet viel Arbeit, aber auch Spaß und jede Menge Erfahrungen. Der Beitrag wird in drei Teilen veröffentlicht: In diesem ersten Teil, werden wir auf die Vorbereitungs- und Anfangsphase und die Finanzierung eingehen. Im zweiten Teil wird es um Öffentlichkeitsarbeit und die „Durststrecke“ zwischen der ersten Ankündigung und der Veröffentlichung des Tagungsprogramms gehen. Im dritten Teil werden wir uns den letzten Monaten vor der Tagung, der „Heißen Phase“, und der Durchführung und Nachbereitung der Tagung widmen.
Als Übersicht soll dieser Zeitstrahl dienen, dessen Stichworte in diesem Beitrag eingehend besprochen werden sollen:
Die Vorbereitungs- und Anfangsphase
Eine Tagung bedeutet viel Arbeit und zeitweilig viel Stress. Vor allem kurz vor Ablauf gesetzter Fristen und natürlich in den Wochen und Tagen kurz vor der Tagung („Heiße Phase“). Diese Arbeit lässt sich am besten mit vielen Schultern stemmen. Sobald die Idee zu einer Tagung herangereift ist, solltet ihr euch Mitstreiter suchen. (Je mehr, desto besser, Schwund ist immer).
Der erste Schritt ist dann ein Treffen mit allen Interessierten, um die Ziele der Tagung und die Arbeitsbereitschaft und Kapazitäten der Teilnehmer (Wer kann was und wie viel davon?) abzuklären.
Wenn möglich sucht euch erfahrene Mitstreiter, die bereits Tagungen besucht oder sogar selbst mitorganisiert haben. Diese können aus eigener Erfahrung berichten, was wichtig ist und was ihnen z.B. bei anderen Tagungen gefehlt oder besonders gefallen hat. Auch Tagungsberichte, persönliche Erfahrungsberichte, Blogbeiträge wie dieser hier oder Mitschnitte von Tagungen können hilfreich sein. (Wir haben uns z. B. diesen Beitrag zu Herzen genommen: https://www.miss-jones.de/2018/07/13/zukunftsvisionen-was-wir-uns-auf-tagungen-in-der-archaeologie-wuenschen-wuerden/ ).
Der erste Schritt ist dann ein Treffen mit allen Interessierten, um die Ziele der Tagung und die Arbeitsbereitschaft und Kapazitäten der Teilnehmer (Wer kann was und wie viel davon?) abzuklären.
Wenn möglich sucht euch erfahrene Mitstreiter, die bereits Tagungen besucht oder sogar selbst mitorganisiert haben. Diese können aus eigener Erfahrung berichten, was wichtig ist und was ihnen z.B. bei anderen Tagungen gefehlt oder besonders gefallen hat. Auch Tagungsberichte, persönliche Erfahrungsberichte, Blogbeiträge wie dieser hier oder Mitschnitte von Tagungen können hilfreich sein. (Wir haben uns z. B. diesen Beitrag zu Herzen genommen: https://www.miss-jones.de/2018/07/13/zukunftsvisionen-was-wir-uns-auf-tagungen-in-der-archaeologie-wuenschen-wuerden/ ).
Bei jedem Treffen gilt es, ein Protokoll zu schreiben und allen Teilnehmern per eMail zugänglich zu machen. Wichtig ist vor allem, dass festgehalten wird, wer sich bis wann um was kümmern soll. Ihr habt sicher schon einmal davon gehört, dass man Ziele und Meilensteine „SMART“ formulieren soll.
Tagungsziel
Am Anfang eurer Planung solltet ihr euch darüber klar werden, was ihr von der Tagung erwartet und die Rahmendaten klären. An wen richtet sich die Tagung? (Studierende jüngerer Semester, interessierte Laien, Absolventen, etc.) Wie lang soll die Tagung gehen, bzw. wie viele Beiträge soll es geben und wie lang sollen diese sein? Wer sollen die Referenten sein und in welcher Sprache soll die Tagung stattfinden?
Die SABA wurde als internationale Studierendentagung auf deutsch und englisch durchgeführt, sämtliche Informationen zur Tagung wurden von uns zweisprachig ausgegeben. Die Referenten kamen aus ganz Europa. Unsere Einschränkung für die Beiträge war, dass es sich um eine Abschlussarbeit (BA oder MA, in Ausnahmefällen auch Dissertation) aus einer der in Bamberg gelehrten Disziplinen (AMANZ, UFGA, ARP, IVGA) handeln musste. Die Tagung war öffentlich zugänglich und richtete sich somit an alle Interessierten, vornehmlich (aber nicht nur!) an (Archäologie-)Studierende aus der Region.
Kommunikationsformen festlegen
Außerdem solltet ihr direkt beim ersten Treffen überlegen, wie ihr eure Tagung kommunizieren und präsentieren wollt. Neue Medien sind z.B. größtenteils kostenlos und leicht zugänglich. Bei der SABA 2019 haben wir uns dazu entschieden, zusätzlich zu unserem Blog und facebook-Auftritt einen Twitter-Account aufzubauen. Natürlich müsst ihr auch festlegen, auf welchem Weg, ihr am besten erreichbar seid – Am Einfachsten ist hier die Einrichtung eines eMail-Postfachs.
Es kann dabei hilfreich sein eine oder mehrere Personen als „Hauptverantwortliche“ festzulegen, die sich um die Pflege des Blogs, der Social-Media-Kanäle und des eMail-Postfachs kümmern. (Gleiches gilt auch für weitere Bereiche, wie Fundraising, Kasse, Catering, etc.).
Ort und Termin
Das mit Abstand Wichtigste, was ihr zu Beginn klären müsst, ist die Termin- und Raumfrage.
Ungefähr ein Jahr vor der Tagung sollten Zeit und Ort feststehen.
Bei der Terminfindung müsst ihr darauf achten, dass ihr mit keinen Konkurrenzveranstaltung kollidiert. Das kann sowohl eine andere (Fach-)Tagung oder Uni-Veranstaltung sein, aber genauso ein wichtiges Fußballspiel oder Medienereignis. Außerdem müsst ihr natürlich (auch im eigenen Interesse) die üblichen Semestertermine beachten Prüfungsphasen, Semesterferien, Feiertage, etc.).
Abhängig von euren Zielvorstellungen und dem gewählten Termin, müsst ihr einen passenden Raum aussuchen. Bei der SABA haben wir mit bis zu 100 Teilnehmern gerechnet. Diese Zahl schwankte nach Tageszeit und Vortragsthema recht stark. Die Teilnehmerzahl ist immer ein grober Schätzwert, wenn ihr könnt, versucht einzuschätzen wie groß das Interesse bei euren Kommilitonen ist (und rechnet dann mit weniger). Fest einplanen könnt ihr euer Orgateam, die Referenten und „geladene Gäste“, alles andere bleibt Schätzwert. Mit Voranmeldungen könnt ihr euch zumindest langfristig eine grobe Vorstellung von der Teilnehmerzahl machen und zur Not kurz vorher die Bestuhlung anpassen. Neben der Raumgröße ist die Ausstattung ein Hauptkriterium für die Raumauswahl. Außer der Technik zählt auch die umgebende Infrastruktur dazu (Kurze Wege, Barrierefreiheit, Erreichbarkeit mit ÖPNV, Toiletten, Garderobe, Zusatzräume zum Vor- und Nachbereiten, Abstellen, Kaffeekochen, etc.)
Am naheliegendsten ist die Raumverwaltung eurer eigenen Universität. Manchmal sind Räume schon vorab (z.B. für Lehrveranstaltungen) reserviert, aber durch ein persönliches Gespräch mit dem entsprechenden Dozenten, lässt sich oft eine Übereinkunft treffen. Sollte es an eurer Uni keine passenden Räumlichkeiten geben, wären die nächsten Anlaufstellen z. B. öffentliche Träger, wie die Stadtverwaltung, andere Forschungseinrichtungen, Museen oder Vereine.
Ungefähr ein Jahr vor der Tagung sollten Zeit und Ort feststehen.
Bei der Terminfindung müsst ihr darauf achten, dass ihr mit keinen Konkurrenzveranstaltung kollidiert. Das kann sowohl eine andere (Fach-)Tagung oder Uni-Veranstaltung sein, aber genauso ein wichtiges Fußballspiel oder Medienereignis. Außerdem müsst ihr natürlich (auch im eigenen Interesse) die üblichen Semestertermine beachten Prüfungsphasen, Semesterferien, Feiertage, etc.).
Abhängig von euren Zielvorstellungen und dem gewählten Termin, müsst ihr einen passenden Raum aussuchen. Bei der SABA haben wir mit bis zu 100 Teilnehmern gerechnet. Diese Zahl schwankte nach Tageszeit und Vortragsthema recht stark. Die Teilnehmerzahl ist immer ein grober Schätzwert, wenn ihr könnt, versucht einzuschätzen wie groß das Interesse bei euren Kommilitonen ist (und rechnet dann mit weniger). Fest einplanen könnt ihr euer Orgateam, die Referenten und „geladene Gäste“, alles andere bleibt Schätzwert. Mit Voranmeldungen könnt ihr euch zumindest langfristig eine grobe Vorstellung von der Teilnehmerzahl machen und zur Not kurz vorher die Bestuhlung anpassen. Neben der Raumgröße ist die Ausstattung ein Hauptkriterium für die Raumauswahl. Außer der Technik zählt auch die umgebende Infrastruktur dazu (Kurze Wege, Barrierefreiheit, Erreichbarkeit mit ÖPNV, Toiletten, Garderobe, Zusatzräume zum Vor- und Nachbereiten, Abstellen, Kaffeekochen, etc.)
Am naheliegendsten ist die Raumverwaltung eurer eigenen Universität. Manchmal sind Räume schon vorab (z.B. für Lehrveranstaltungen) reserviert, aber durch ein persönliches Gespräch mit dem entsprechenden Dozenten, lässt sich oft eine Übereinkunft treffen. Sollte es an eurer Uni keine passenden Räumlichkeiten geben, wären die nächsten Anlaufstellen z. B. öffentliche Träger, wie die Stadtverwaltung, andere Forschungseinrichtungen, Museen oder Vereine.
Call for Papers
Sind diese Fragen geklärt, könnt ihr euch der Formulierung eines Aufrufs zur Einsendung von Beiträgen widmen, einem „Call for Papers“ (kurz: CfP). Hier stellt ihr eure Tagung (mit Ort und Termin) kurz vor und nennt die Kriterien für die Einsendungen und was ihr euch von den Vorträgen erwartet (Tagungsziel!). Als Einsendungen könnt ihr entweder Zusammenfassungen oder Auszüge aus der vorzustellenden Arbeit verlangen. Grenzt dabei die Länge des Textes, Anzahl von Bildern und Formatierung so eng wie möglich ein. Bei der SABA 2019 haben wir uns auf fünf Textseiten, Times New Roman, Pt 12 und 1-3 Bilder, im pdf-Format geeinigt.
Achtet bei eurem CfP auf ein einheitliches Design, passend zu den noch folgenden Veröffentlichungen (Mehr dazu unter „Öffentlichkeitsarbeit“). Euer CfP sollte eine DinA4-Seite lang sein, sodass er übersichtlich bleibt und bequem ausgedruckt und (z.B. am Schwarzen Brett von anderen Universitäten) aufgehängt werden kann.
Für die SABA 2019 haben wir den deutschen und englischen CfP digital an Sekretariate, Bekannte und (Archäologie-)Studierende anderer Universitäten und natürlich über unsere universitätsinterne Verteilerliste versendet. Außerdem haben wir einen Ausdruck mit der Bitte um Aushang und Weiterleitung an verschiedene Archäologielehrstühle in ganz Europa gesendet und den CfP über Social Media und den Blog veröffentlicht, von wo aus er erfreulicher Weise fleißig geteilt wurde (hier hilft es, die Kommilitonen und Fachkollegen direkt anzuschreiben und z. B. um einen Retweet zu bitten).
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| Call for Papers für SABA 2021 |
Die Finanzierung
Fundraising
Eine Tagung steht und fällt mit ihrer Finanzierung. Um diese aufzustellen, braucht ihr einen detaillierten Kostenplan, der als grobe Richtschnur und spätere Verhandlungsbasis dienen kann. Überlegt euch, welche Summen ihr für welche Posten aufbringen könnt und wollt. Anschließend sucht ihr euch entsprechende Sponsoren, die studentisches Engagement unterstützen und fördern wollen. Das können eure eigenen Lehrstühle und Professuren, aber auch andere universitätsinterne und -externe Institutionen wie studentische Gremien oder Forschungsprojekte sein. Bei öffentlichen Trägern, wie z.B. Stadtverwaltungen, gibt es oft Mittel und Wege eure Idee finanziell zu unterstützen. Auch der örtliche Geschichts-, Kunst- oder Kulturverein, sowie größere private und öffentliche Unternehmen sind oft zu Spenden bereit.
Um mit potenziellen Geldgebern in Verhandlungen treten zu können ist eine eigene, selbstbewusste Position besonders wichtig. Geldgeber wollen sehen, was sie unterstützen, und was sie dafür im Gegenzug „bekommen“. Formuliert die Ziele und Umsetzung der Tagung so kurz und prägnant wie möglich und macht konkrete Vorschläge, welche Summen und Leistungen ihr euch vorstellt. Gegenleistungen können z.B. Erwähnungen im Tagungsband, Werbung per Flyer oder „Pausenfolien“ sein (Zeigen des Logos als Powerpoint-Folie während der Pausen). Auch die Möglichkeit der anteiligen Restmittelüberweisung sollte erörtert werden.
Habt ihr Geldgeber zur Grundfinanzierung (bewährt hat sich ca. 1/3 bis 1/2 der geplanten Gesamtsumme) gefunden, müsst ihr überlegen, ob und wie ihr eure Tagungsziele verändern müsst und welche Leistungen ihr stemmen könnt. Sollen den Referenten alle Unkosten ersetzt werden, oder „nur“ Anreise und Unterkunft? (Bereits jetzt könnt ihr bei Hotels anfragen und evtl. günstige Reservierungen vereinbaren, achtet dabei auf Stornierungsgebühren!) Sollen die Kosten komplett übernommen werden oder anteilig? Welche „Extras“ der Tagung wollt und könnt ihr finanzieren (Druckkosten, Pausenversorgung, Catering für ein Tagungsfest, …).
Bedenkt auch, dass sich bei Reisekostenabrechnungen der Reiseweg der Referenten stark in der Abrechnung niederschlägt. Durch die Referentenauswahl (Tagungsziel!) könnt ihr später an diesem Kostenpunkt noch einmal „nachjustieren“. Je weiter ein Referent anreist, desto höher werden seine Reisekosten. Verweist bei den abschließenden Einladungen auch darauf, dass die Referenten bitte den kostengünstigsten Reiseweg nutzen.
Habt ihr Geldgeber zur Grundfinanzierung (bewährt hat sich ca. 1/3 bis 1/2 der geplanten Gesamtsumme) gefunden, müsst ihr überlegen, ob und wie ihr eure Tagungsziele verändern müsst und welche Leistungen ihr stemmen könnt. Sollen den Referenten alle Unkosten ersetzt werden, oder „nur“ Anreise und Unterkunft? (Bereits jetzt könnt ihr bei Hotels anfragen und evtl. günstige Reservierungen vereinbaren, achtet dabei auf Stornierungsgebühren!) Sollen die Kosten komplett übernommen werden oder anteilig? Welche „Extras“ der Tagung wollt und könnt ihr finanzieren (Druckkosten, Pausenversorgung, Catering für ein Tagungsfest, …).
Bedenkt auch, dass sich bei Reisekostenabrechnungen der Reiseweg der Referenten stark in der Abrechnung niederschlägt. Durch die Referentenauswahl (Tagungsziel!) könnt ihr später an diesem Kostenpunkt noch einmal „nachjustieren“. Je weiter ein Referent anreist, desto höher werden seine Reisekosten. Verweist bei den abschließenden Einladungen auch darauf, dass die Referenten bitte den kostengünstigsten Reiseweg nutzen.
Die Suche nach weiteren Sponsoren wird einige Zeit anhalten und ist frühestens abgeschlossen, wenn eure Kostenplanung gedeckt ist. Wobei ein kleines Polster für Notfälle natürlich nicht schlecht ist. Eine einfache, aber effektive Möglichkeit ist das Aufstellen und aktive Bewerben von Spendendosen an der Tagung, z.B. bei der Kaffeeausgabe.
Einige willige Sponsoren werden nicht finanziell unterstützen können, sind aber generell interessiert, eure Sache zu unterstützen. Gebt ihnen die Möglichkeit, sich mit (evtl. privaten) Klein(st)- oder Sachspenden zu beteiligen. Essen und Getränke für das Buffet, Kaffee und Kekse in den Pausen, aber auch die Übernahmen von kleinen Druckposten (bunte Plakate sind teuer) können oft eine große Hilfe sein.
Bei der SABA hatten wir das große Glück, dass wir immer bereits frühzeitig ein großzügiges Startkapital durch die Lehrstühle der AMANZ und UFGA bekamen. Weitere Sponsoren waren z.B. die Stadtwerke, das ZEMAS oder die Fachschaft GuK. Aber auch einige private Unternehmen wie Grabungsfirmen oder Gastronomen konnten uns finanziell und materiell unterstützen. Eine Liste unserer Sponsoren findet ihr hier:
Buchführen!
Ein lästiger aber wichtiger Baustein zu einer gelungenen Tagung ist in diesem Zusammenhang das Führen eines vollständigen und detaillierten Rechnungsbuches. Insbesondere universitätsinterne Geldgeber müssen Verantwortung für ihr finanzielles Handeln übernehmen und brauchen von euch eine entsprechende Abrechnung, was aus „ihren“ Mitteln geworden ist. Zusätzlich ist es eine ungemein starke vertrauensbildende Maßnahme für die Zukunft, wenn ihr klar nachweisen könnt, dass keine Gelder „verschwunden“ sind, sondern ihr alle Ausgaben ehrlich verantworten könnt.
Dieses Rechnungsbuch sollte auch nach der Tagung noch einige Zeit (mindestens 1 Haushaltsjahr, besser länger) aufbewahrt werden, falls Rückfragen kommen. Evtl. gibt es die Möglichkeit, das Buch bei einem Sekretariat o.ä. archivieren zu lassen. Abschließend kann man auch einen Kurzbericht über die Finanzierung der Tagung und die Verwendung der Mittel (max. eine DIN A4 Seite, stichpunktartige Zusammenfassung mit höflichem Dank) an die Geldgeber schicken. Insbesondere Universitätsverantwortliche möchten gerne wissen, was aus ihrem Geld geworden ist.
Dieses Rechnungsbuch sollte auch nach der Tagung noch einige Zeit (mindestens 1 Haushaltsjahr, besser länger) aufbewahrt werden, falls Rückfragen kommen. Evtl. gibt es die Möglichkeit, das Buch bei einem Sekretariat o.ä. archivieren zu lassen. Abschließend kann man auch einen Kurzbericht über die Finanzierung der Tagung und die Verwendung der Mittel (max. eine DIN A4 Seite, stichpunktartige Zusammenfassung mit höflichem Dank) an die Geldgeber schicken. Insbesondere Universitätsverantwortliche möchten gerne wissen, was aus ihrem Geld geworden ist.
Das Führen einer Kasse und Rechnungsbuchs sollte von Anfang an einer Person und einem Stellvertreter obliegen. - Wählt jemanden aus, der evtl. schon Erfahrungen mit so etwas gemacht hat (Vereinskasse geführt, o.ä.) und sich bereits als penibel und vertrauenswürdig erwiesen hat. Soll diese Person sich auch um das Fundraising kümmern, ist ein seriöses Auftreten und eloquente Ausdrucksweise kein Nachteil. Auch helfen ein paar einfache, aber klare Finanzregeln den Überblick zu behalten:
Bei der SABA 2019 haben wir bereits in der ersten Sitzung den Kassier und den Stellvertreter bestimmt, um frühestmöglich auf Finanzentwicklungen vorbereitet zu sein. Außerdem trafen wir mit einigen universitären Geldgebern die Vereinbarung, dass evtl. Restmittel anteilig zum Gesamtbudget zurückgegeben wurden (Beispiel: Wer 40 % des Gesamtbudget spendete, bekam 40 % der Restmittel wieder).
- Führen eines (tagesaktuellen) Rechnungsbuches, aus dem klar hervorgeht, wer wann warum welche Gelder zu- oder abgeführt hat. Zusätzlich sollten diese Vorgänge immer mit den originalen Rechnungen/Belegen/Quittungen dokumentiert werden
- Erstattungen nur gegen Quittungen
- Finanzfragen schnell und eindeutig klären
- 4-Augen-Prinzip, um Missbrauch vor zu beugen
- Günstige online-Konten drücken Kosten
Bei der SABA 2019 haben wir bereits in der ersten Sitzung den Kassier und den Stellvertreter bestimmt, um frühestmöglich auf Finanzentwicklungen vorbereitet zu sein. Außerdem trafen wir mit einigen universitären Geldgebern die Vereinbarung, dass evtl. Restmittel anteilig zum Gesamtbudget zurückgegeben wurden (Beispiel: Wer 40 % des Gesamtbudget spendete, bekam 40 % der Restmittel wieder).
Zu beachten sind Verwendungseinschränkungen mancher Mittel, sodass es äußerst hilfreich ist, einen gewissen Teil des Budgets aus nicht zweckgebundenen Spenden zu akquirieren (z. B. darf das Geld bestimmter Sponsoren nicht für das Catering ausgegeben werden). Gibt es solche Beschränkungen, muss aus dem Rechnungsbuch klar hervorgehen, dass die entsprechenden Mittel nicht für unzweckmäßige Posten verwendet wurden.
Für die Kontoführung der SABA hat sich ein kostenloses, privates Girokonto mit Onlinefunktion einer örtlichen Bank bewährt. Bei der Kontoeröffnung durch den Kassenbeauftragten solltet ihr den Stellvertreter als Zugriffsberechtigten eintragen lassen.
Für die Kontoführung der SABA hat sich ein kostenloses, privates Girokonto mit Onlinefunktion einer örtlichen Bank bewährt. Bei der Kontoeröffnung durch den Kassenbeauftragten solltet ihr den Stellvertreter als Zugriffsberechtigten eintragen lassen.
Falls ihr einen Verein gegründet habt, oder euch einem anschließt, könnt ihr damit auch Spendenquittungen ausstellen, die für viele Geldgeber interessant sein können.
(zu Teil 2)
(zu Teil 2)
Hagen Gräbner studiert Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg und arbeitet bei der Bayerischen Schlösserverwaltung Bamberg.
Antonio Sasso hat Archäologische Wissenschaften an der Philipps-Universität Marburg und Archäologie des Mittelalters und der Neuzeit an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg studiert.
*Auch wenn dieser Beitrag nur zwei Autoren hat, war die Organisation der SABA 2019 eine Team-Leistung von Jana Greulich, André Hellmund, Katharina Kusber, Dario Miericke, Alexander Pelz, Kilian Pongratz, Thies Siems, Farina Thies, Patrick von Bank, den Verfassern und weiteren Helfern und Unterstützern.
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